Darbo su vartotojais ir sandorio šalimis organizavimas. Optimizuojame darbą su rangovais arba kaip priversti technologijas veikti. Įmonės sąveika su sandorio šalimis

• Algoritmas: kaip teisingai dirbti su gautinomis sumomis
• Kaip suprasti, kad sandorio šalis turi finansinių problemų
• Kodėl gali prireikti arbitražinio susitarimo
• Kokius finansinės atskaitomybės rodiklius pirmiausia reikėtų patikrinti?

Už subrangovo paslaugas kūrėjas sumokėjo iš anksto. Bet jis sutrikdė objekto pristatymą. Subrangovui liko 7 milijonų rublių skola. Vėliau paaiškėjo: aplaidžios įmonės direktorius kas trejus metus atidaro statybų įmonę, o paskui uždaro su skolomis, perregistruodamas manekenais ir adresu su lėšų išėmimu. Kūrėjas grasino skolininkui teisiniais veiksmais. Dėl to šalys susitarė, kad skolą grąžins kasmėnesinėmis įmokomis visus metus. Aš jums pasakysiu naudodamas paprastą algoritmą.

Skubiai patikrinkite savo partnerius!

Ar žinote, kad audito metu mokesčių institucijos gali įsikibti į bet kokį įtartiną faktą apie sandorio šalį? Todėl labai svarbu pasitikrinti tuos, su kuriais dirbate. Šiandien galite gauti nemokamą informaciją apie buvusius partnerio patikrinimus, o svarbiausia – nustatytų pažeidimų sąrašą!

1 etapas. Patikrinkite sandorio šalį

Prieš sudarydami sutartį, surinkite informaciją apie galimą partnerį. Naudokite patvirtinimo paslaugas ir oficialius šaltinius. Patikrinkite keturis indikatorius.

Įmonės registracijos duomenys. Registracijos data, adresas, pavadinimas, OKVED, licencijų prieinamumas. Būtinai įveskite įmonės adresą. Mano praktikoje kartą paaiškėjo, kad „Septintos dienos adventistų bažnyčia“ yra įmonės nurodytu adresu.

Informacija apie direktorių ir steigėjus. Kokiose įmonėse jie dirba ar dirbo anksčiau, kaip įmonės buvo likviduotos, ar joms buvo pareikšti ieškiniai. Pateiksiu pavyzdį. Tiekėjas prekybos tinklui pasiūlė žvejybos įrangą tiekti prieš sezoną itin maža kaina. Paviršutiniškai patikrinus paaiškėjo, kad visi įmonės OKVED kodai yra susiję su baldų gamyba ir pardavimu. Tada jie studijavo lyderio istoriją. Išsiaiškinta, kad jis jau buvo likvidavęs panašaus pavadinimo įmonę ir buvo patrauktas baudžiamojon atsakomybėn už nelegalų verslą. Prekybos tinklas sutarties nesudarė. Priešingu atveju tinklo direktorius gali būti patrauktas baudžiamojon atsakomybėn už nusikalstamu būdu gauto turto įgijimą ir pardavimą.

Įmonės finansinė būklė pagal. Pajamų apimtis, mokėtinos ir gautinos sumos, grynasis pelnas. Jei jau dirbate su šia sandorio šalimi atidėto mokėjimo pagrindu, kas ketvirtį stebėkite įmonės finansines ataskaitas.

Banko, kuriame sandorio šalis turi einamąją sąskaitą, būsena. Išanalizuokite, ką tarptautinės ir nacionalinės reitingų agentūros duoda bankui, taip pat įvertinkite jo finansinius rodiklius (grynąjį pelną, turtą ir kt.). Tai padės išvengti lėšų įšaldymo, jei iš banko bus atimta licencija.

2 veiksmas. Atidžiai paruoškite sutartį

Jūs nustatėte, kad sandorio šalis nėra skraidyklė. Tačiau tikros įmonės taip pat gali patirti finansinių sunkumų ar pažeisti sutarties sąlygas.

Taigi, aš žinau statybų organizaciją, kuri, nepaisant geros finansinės būklės, moka už prekių tiekimą, kurių vertė mažesnė nei 1 milijonas rublių. išimtinai per teismus. Patariu į sutartį įtraukti punktus dėl apmokėjimo už pirkinius tik pristačius, įskaitant siuntos dalis, arba su atidėjimu, o dėl prekių pardavimo tik sumokėjus išankstinį apmokėjimą.

Prieš dirbdami su sandorio šalimis, išanalizuokite sutartį, ar nėra gudrybių, kurios leistų kitai šaliai nebaudžiamai pažeisti sąlygas. Triuko pavyzdys: sąlyga apie atsisakymą priimti sugadintų trapių prekių grąžinimą. Dažnai sutartyse nenumatyta užsakovo atsakomybė, prekių priėmimo ir pristatymo tvarka, terminai ir sąlygos, pretenzijų pateikimo sąlygos. Dėl to pareiškėjui sunku įrodyti savo argumentus teisme.

• Kaip tvarkyti gautinas sumas, kad nekiltų ginčų su partneriais

3 etapas. Paskirti konkretų darbuotoją, kuris prižiūrėtų sutarties vykdymą

Mažose įmonėse tai atlieka pardavimų vadybininkai, didelėse įmonėse – specialūs darbuotojai, klientų vadybininkai. Po pristatymo priminkite mums, kad reikia sumokėti tris dienas iki nustatytos datos. Nuo šiol skambinkite kiekvieną dieną, kol bus apmokėta sąskaita. Jei perkate, skambinkite likus trims dienoms iki išsiuntimo datos ir patikrinkite, ar nepasikeitė terminai, ar nėra kokių nors kliūčių siuntimui.

4 veiksmas. Pateikite pretenziją iškart po vėlavimo

Klientas neišsiuntė prekių laiku ar nesumokėjo už prekes? Jau kitą dieną išsiųskite jam pretenziją.

Nustatykite griežtus mokėjimo, pristatymo, prekių grąžinimo ar išankstinio apmokėjimo terminus. Nustatykite papildomus reikalavimus, jei sutartis iš pradžių buvo sudaryta netinkamai. Turėti notaro patvirtintą elektroninį susirašinėjimą su sandorio šalimi. Tai labai svarbus žingsnis, padėsiantis laimėti teisminę bylą. Atspausdinta elektroninio pašto korespondencija pati savaime nėra įrodymas teisme. Tam yra speciali tvarka: notarai išnagrinėja korespondenciją, įrašo jos turinį į protokolą, patvirtina spaudinį. Taip parengtus įrodymus teismas vertina kaip leistinus.

5 etapas. Nedelskite su teisiniais veiksmais.

Jei kruopščiai patikrinote sandorio šalį, mažai tikėtina, kad pasieksite ketvirtą ir penktą etapus. Nes jie dirba su nepatikimais partneriais be rizikos: pristatymai iš anksto, pirkimai su atidėjimu arba su mokėjimu pristatymo metu. O su patikimomis sandorio šalimis gautinų sumų problema beveik visada išsprendžiama trečiajame etape. Tačiau negalima atmesti žmogiškojo faktoriaus. Tada nedelsdami paruoškite ieškinį.

• Sutarties su sandorio šalimis sudarymas: 3 sąlygos, leidžiančios sumažinti gautinų sumų sumą

Eksperto nuomonė

Ilja Popovas, nepriklausomas finansų ekspertas, Maskva

Keletas patarimų, kaip dirbti su sandorio šalimis ekonominio nestabilumo sąlygomis.

Patarimas 1. Atlikite savo klientus aptarnaujančių bankų analizę.

Patarimas 2. Pasirašykite su klientu sutartį dėl tiesioginio lėšų nurašymo iš jo einamosios sąskaitos.

3 patarimas. Įtraukite į sutartį frazę: „Visi ginčai pagal šią sutartį perduodami spręsti ieškovo pasirinkimu arba valstybiniam teismui (pavyzdžiui, Maskvos arbitražo teismui).“ Arbitražinio susitarimo sąlyga įtraukta į skyrių „Ginčų sprendimo tvarka“, į naują sutartį, į papildomą susitarimą prie sutarties vėlavimo atveju arba surašyta atskiro susitarimo forma. Arbitražo teismas sprendimą byloje priima per 14 dienų nuo pareiškimo padavimo dienos. Be to, į teismą nereikia atvykti pačiam, o bendrauti per jo asmeninę paskyrą per vaizdo nuorodą. Taip patogiau dirbti su regioniniais klientais.

Patarimas 4. Prekes siųskite su atidėtu mokėjimu tik pateikus banko garantiją. Jei klientas nesumoka skolos, pateikiate dokumentą bankui ir gaunate pinigus už išsiųstas prekes.

Mes optimizuojame darbą su rangovais arba Kaip padaryti, kad technologijos atneštų

Vladislavas Nikitinas, Jurijus Tkačenka, Konstantinas Berezinas
Įmonės valdymas
1 (20) 2003 m

Šiame straipsnyje kalbama apie tai, ką galima padaryti dirbant su sandorio šalimis, kad būtų pasiektas maksimalus sąveikos efektyvumas. Metodas apjungia valdymo apskaitos metodus ir informacinių technologijų pažangą.

Kaip tai buvo organizuojama Ford

Pirmasis šio metodo paminėjimas, kurį radome, buvo „Ford Motors Company“ pristatymo mokėjimo paslaugos reorganizavimo aprašymas devintojo dešimtmečio pradžioje. „Ford“ šioje tarnyboje dirbo 500 žmonių. Tuo pačiu metu „Mazda“ panašų darbą atliko 5 žmonės. Atsižvelgiant į tai, kad „Ford“ gamybos apimtis buvo 20 kartų didesnė, paaiškėjo, kad apmokėjimo už prekes paslauga turėjo būti apie 100 žmonių! Tuo pačiu metu, net ir esant per dideliam darbuotojų skaičiui, buvo padaryta daug klaidų rengiant dokumentus.

Pirmiausia „Ford“ vadovybė su tiekėjais sudarė tokius susitarimus:

• Apmokėjimas atliktas gavus prekes. Buvo apmokėta ne konkretus užsakymas, o tiesiog periodiškai buvo apmokama Ford skola tiekėjams.
• Toks dokumentas kaip sąskaita faktūra buvo likviduotas.

Pertvarkyta automatizuota apskaitos sistema. Vietoj 14 informacinių elementų panaudoti 3: tiekėjo ir gaminio pavadinimai, kiekio charakteristikos.

Prekes užsakantys darbuotojai buvo susieti su kompiuterine tiekėjų pasiūlymų duomenų baze, kad galėtų pasirinkti optimalius sprendimus ir įrašyti pirkimo užsakymo pateikimą.

Dėl to 4 kartus sumažėjo tiekimo mokėjimo paslaugų personalas, pagerėjo darbo kokybė.

Metodo analizė

Kad ši technologija pradėtų generuoti pinigus, reikia atlikti darbus trijose srityse:

1. Sudarykite preliminarią sutartį su sandorio šalimis.
2. Pertvarkyti atsargų apskaitą.
3. Pertvarkyti dokumentų srautą.

Preliminarus susitarimas su sandorio šalimis (tiekėjais ar pirkėjais). Su sandorio šalimis sudaromi susitarimai: apmokėjimas už prekes ir paslaugas ne už konkrečią partiją (užsakymą), o dėl periodinio skolos grąžinimo; minimalūs formalumai apmokant, pateikiant ir priimant užsakymus. Esant tokioms veiklos sąlygoms, didėja prekių ir paslaugų tiekėjo neatsiskaitymo rizika, todėl šia schema gali pasinaudoti tik didelės, patikimos įmonės. Tiekėjai privalo pateikti tikslią ir savalaikę informaciją apie siūlomas prekes ir paslaugas (pageidautina elektronine forma ir keičiant realiu laiku).

Atsargų apskaitos pertvarkymas. Mažinama (supaprastinama) nomenklatūra ir informacijos elementų, apibūdinančių likusius elementus, skaičius. Tokių sėkmingų įvykių pavyzdys pateiktas valdymo apskaitos vadovėlyje1. Didelė įmonė pagamino apie 4 tūkstančius tipų baterijų. Sumažinus gamybą iki 400 stilių, ji prarado tik 10% pardavimų, tačiau pelnas padvigubėjo dėl mažesnių atsargų sąnaudų ir darbuotojų mažinimo. Be abejo, tuo pačiu metu prekių apskaitos klaidų sumažėjo daug kartų!

Dokumentų srauto pertvarkymas. Metodo įdiegimas siejamas su kokybiniu dokumentų srauto pasikeitimu. Pagrindinės pokyčių kryptys: dokumentų rūšių mažinimas, dokumentų formos supaprastinimas, dokumentų keitimas popierinėmis ir elektroninėmis kopijomis grynai elektroniniais dokumentais (tai galioja tiek vidaus, tiek išorės dokumentams).

Papasakosime apie panašią darbo eigą su klientais, kuri buvo organizuota ir automatizuota nuotraukų spausdinimo gamykloje. Gamykla užsakymus iš visuomenės gauna per tarpininkus – priėmimo punktus, kurie yra nepriklausomos organizacijos. Apimtis – 10-15 tūkstančių užsakymų per dieną iš kelių šimtų atsiėmimo punktų. Norint susidoroti su šiuo srautu su minimaliu žmonių skaičiumi, buvo įdiegta tokia dokumentų srauto schema:

• Kvitai iš kiekvieno priėmimo punkto buvo dokumentuojami sąskaita faktūra, kur kiekviena eilutė buvo skirta atskiram užsakymui iš asmens – priėmimo punkto kliento. Taigi, nors elektroninių dokumentų – užsakymų iš žmonių – skaičius per dieną buvo matuojamas tūkstančiais, popierinių dokumentų – sąskaitų faktūrų – vos keli šimtai.
• Už gamyklos paslaugas klientai atsiskaito periodiškai, kartą per savaitę ar dvi, priklausomai nuo susitarimo. Periodiškai (ne rečiau kaip kartą per mėnesį) vykdomi ir tarpusavio atsiskaitymų derinimai.
• Sukurtą sistemą aptarnauja tik 4 operatoriai, kurie informaciją apie užsakymus įveda naudodamiesi brūkšninių kodų skaitytuvais, ir 2 buhalteriai, stebintys tarpusavio atsiskaitymų būklę.
• Kompiuterinė sistema identifikuoja klientus, kurių gautinos sumos auga greičiau nei apyvarta, ir kasdien pateikia buhalteriams „pažeidėjų“ sąrašą bei automatiškai generuoja įspėjamuosius laiškus. Ir jos klientai nėra „pataisomi“, kompiuterinė sistema sugeneruoja jų paslaugų draudimą gamykloje.

Sukurta apskaitos ir elektroninių dokumentų srautų sistema buvo įdiegta 1C SQL Server platformoje. Per mėnesį sėkmingai apdoroja iki 400 tūkst. elektroninių dokumentų (daugiau tiesiog dar nereikėjo). Norint organizuoti pažangius apskaitos metodus, visai nebūtina pradėti nuo itin brangių užsienio kompiuterinių sistemų pirkimo.

Šis pavyzdys parodys, kad brangi, gerai reklamuojama, puikiai veikianti kompiuterinė sistema yra visiškai nepakankama sąlyga sėkmingam šio metodo įgyvendinimui.

"Šaukštas deguto"

O štai aprašyto metodo nesėkmingo įgyvendinimo pavyzdys, paimtas iš 2001 m. „Infobusiness“ žurnalo Nr. 148 medžiagos: „Konservus ir kitą paruoštą maistą kasmet už 3,5 mlrd. USD gaminanti įmonė „Hormel Foods“ pradėjo bandymus. praėjusių metų kovą iProcurement sistema, Oracle interneto sprendimas, kad 12 tūkstančių darbuotojų gamyboje reikalingas prekes, paslaugas ir medžiagas galėtų įsigyti tiesiai iš savo darbo vietų – iš patikrintų ir patikimų tiekėjų.

Atkreipkite dėmesį į frazės pabaigą. Pasikliaukite elektroniniu parašu, bet patys nesuklyskite! Nepaisant to, kad elektroninio dokumentų valdymo teisinis reguliavimas Vakaruose pastaruoju metu labai pažengė į priekį, „Hormel Foods“ akivaizdžiai tuo nesiskaičiavo ir neketino kviesti visų dalyvauti naujuose verslo procesuose. Juk neišvengiamai padidės neatsiskaitymų ir klaidingų pristatymų rizika, o darbuotojų, dirbančių su sandorio šalimis, skaičius sumažės kelis kartus ir nebus kam priimti pretenzijų ir kreiptis į teismą!

Išaugusią riziką gali kompensuoti tik sandorio šalių patikimumas ir dalį sutaupytų pinigų pasiūlius joms palankesnėmis nei iki šiol kainomis. Turime dalintis! Tada pasirinktoms sandorio šalims bus naudinga būti sąžiningiems.

Ir atsiras ekonominiai svertai jiems valdyti. Jei pažeisite nustatytas taisykles, būsite atkirsti nuo specialiųjų tarnybų ir vėl tapsite „kaip visi“. Konsultacijų agentūra „GartnerGroup“ šį verslo metodą pavadino bendradarbiavimo prekyba (collaborative commerce arba co-commerce).

Kokia elektroninio parašo padėtis Rusijoje?

Elektroninio parašo problema susideda iš dviejų dalių: techninės ir teisinės. Techniškai problema sėkmingai išspręsta. Tai patvirtina faktas, kad beveik visi bankai teikia elektroniniu parašu pagrįstą paslaugą „klientas-bankas“. Teisiškai elektroninio parašo statusas ant „nebankinių“ dokumentų Rusijoje nėra pakankamai aiškiai reglamentuotas.

Tai yra, „savo“ įmonėms, dalyvaujančioms tokioje jungtinėje elektroninėje prekyboje, elektroninis parašas turės juridinę galią. Bet jei vienas iš dalyvių atsisako savo įsipareigojimų, per teismą pinigų gauti neįmanoma. Vienintelė apsauga nuo tokios įvykių raidos yra ta, kad metai nuo elektroninės prekybos yra didesni nei įprasta visiems jos dalyviams, o pašalinimas iš tokios bendruomenės sukelia didelių finansinių nuostolių ir nepatogumų.

Pavyzdys yra MGTS darbas. Bet kuris Maskvos telefono tinklo abonentas gali atsisakyti apmokėti telefono sąskaitas. Kas bus toliau? MGTS kreipiasi į teismą? Dešimtojo dešimtmečio pradžioje vienas iš autorių dirbo Maskvos srities telefono tinklo vidaus auditoriumi, aplankė dešimtis telefono stočių ir neprisimena nė vieno panašaus atvejo, net jei įsipareigojimų nevykdytojai buvo juridiniai asmenys. Nes kreipimasis į teismą užtrunka ilgai, vadinasi, ekonomiškai neapsimoka. Dėl šios priežasties nevykdančių asmenų telefonai buvo tiesiog išjungti. Tai buvo blogiau nei teismas! Todėl didžioji dalis abonentų moka atsargiai, be jokių parašų.

„Blogos“, beviltiškos skolos yra neišvengiamas įmonių, veikiančių „atsiskaitymo atlikus darbus“ principu, veiklos atributas. Kaip ir naftos paieškas neišvengiamai lydi tam tikro procento „tuščių“ gręžinių, kurie nieko neduoda, gręžimas. Tačiau tai nepadaro naftos gavybos nuostolinga. Rizikinga, taip, bet riziką galima apskaičiuoti ir kontroliuoti.

Aprašytame pavyzdyje su nuotraukų spausdinimo gamykla neatsiskaitymo rizika buvo kontroliuojama taip: Maskvoje yra tik dvi tokios gamyklos. Tai reiškia, kad įsipareigojimų nevykdantis asmuo bus priverstas arba mesti savo verslą, arba pats spausdinti nuotraukas (tai yra nuostolinga), arba bėgti pas konkurentus. Ir jie gali būti įspėti, ir jie pasiūlys bėgliui paslaugas su avansu, nes jis vogė ir todėl yra labai nepatikimas. Todėl stambūs rimti klientai to nedarė, o smulkieji negalėjo padaryti didelės žalos.

Tinkamai organizuojant darbą su klientais ir kolegomis konkurentais, nuostolius dėl „blogų“ skolų daugiau nei kompensavo mažesnės išlaidos.

Vakarų šalyse teisės aktai elektroninio parašo reguliavimo srityje pažengė daug toliau. Tačiau iš pavyzdžio su įmone „Hormel Foods“ aišku, kad jie taip pat per daug nepasitiki elektroniniu parašu, labiau pasitiki sandorio šalių patikimumu ir patikrinimu.

Tai yra "teisėtumas" ele? sosto parašas nėra būtina ir pakankama sąlyga sėkmingai bendradarbiaujančiai elektroninei prekybai organizuoti. Sprendimo raktas yra tinkamas sandorio šalių valdymas.

Bet grįžtame prie mūsų pavyzdžio: „Netrukus paaiškėjo, kad „iProcurement“ 4 versija negali susidoroti su užsakymų apskaita tokiu stiliumi, kokį visada darė „Hormel“. Sistemos diegimą apsunkino ir tai, kad tiekėjai pateikia netikslius produktų duomenis elektroniniai katalogai Katalogams suderinti Hormelis pasikvietė šių reikalų specialistą – įmonę „Requisite Technology“. panaudotas nelyginiu būdu Pavyzdžiui, vienu iš atvejų darbuotojas vietoj užsakytų dešimčių gavo 12. keliasdešimt.

Sužinojusi, kad „Oracle“ programinė įranga negali būti lengvai pritaikyta sprendžiant aktualias problemas, įmonė niekada nesiėmė 500 darbuotojų atleidimo, o tai turėjo būti viena iš automatizavimo pasekmių. Projektas liko „pilotinėje“ fazėje, o atleidimų grėsmė atslūgo bent iki 2001 metų pabaigos“.

Pavyzdys aiškiai parodo, kokie pavojai laukia įmonių tokio reorganizavimo metu:

• Kompiuterinė programa gali pradėti gaminti neteisingus duomenis apie sandėlio būklę ir tarpusavio atsiskaitymus, kurių visiškai kontroliuoti popierinėmis dokumentų kopijomis šiuo būdu iš esmės neįmanoma. Dėl to išaugę reikalavimai programinės įrangos patikimumui, nuodugniausias jos testavimas diegimo etape ir nuolatinis jos veikimo stebėjimas eksploatacijos etape.
• Sandorio šalių patikimumas yra kintama reikšmė. Ir jei sistemos testavimo etape ji gali būti „lyginė“, tada veikimo metu gali vėluoti pristatymai ar mokėjimai. Prekės ir medžiagos staiga pradės tiekti netinkamai ir netinkamos kokybės. Bus labai sunku įrodyti, kad esate teisus, nes tiesiog nėra popierinių dokumentų. Todėl panašų verslo būdą diegiančios įmonės darbuotojai turi daug atidžiau nei įprastos įmonės darbuotojai stebėti, kaip rangovai laikosi susitarimų.

Be to, šis metodas yra labai jautrus įmonės valdymo pokyčiams. Jei tai įvyks per greitai, naujiems atvykėliams daugelis ankstesnių vadovų nustatytų taisyklių atrodys kaip beprasmiai ritualai. Tokiu atveju naujieji viršininkai neišvengiamai pradės pažeidinėti nusistovėjusią darbo technologiją ir plės sandėlio atsargų asortimentą, tačiau iš to gautą pelną suvalgys apskaitos ir sandėliavimo išlaidos. Jie padvigubins sandorio šalių skaičių, įdarbins visus iš eilės, taip keliais procentais padidins pelną, tačiau smarkiai sumažins sistemos valdomumą ir patikimumą. Klaidų darbe pradės smarkiai daugėti, darbuotojai pradės „siūti“, negalėdami susidoroti su situacija. Klientų ir tiekėjų pretenzijos padidės kartu su jų gautinomis sumomis. Ir jei vis dar įmanoma stebėti nesąžiningų sandorio šalių skolų atsiradimą naudojant elektroninę duomenų bazę, tai įrodyti be popierinių dokumentų bus labai problematiška.

Tokį verslo metodą įdiegusi įmonė tampa tarsi „nestabilu“ penktos kartos naikintuvu, kurio aerodinaminis pasipriešinimas yra mažesnis nei stabilus, o tai leidžia taupyti degalus. Tokie lėktuvai yra labai manevringi ir gali atlikti fantastiškus akrobatinius manevrus, kurie kitiems orlaiviams nepasiekiami. Bet jei suges jo elektroninė valdymo sistema, jis neslys, kaip būtų darę ankstesnių kartų lėktuvai, o kaip akmuo trenksis į žemę...

Sandorio šalis yra fizinis arba juridinis asmuo, kuris yra viena civilinės ar teisinės sutarties šalis.

Pagal šį susitarimą abiejų pusių atstovai yra opozicinėje būsenoje. Visi įsipareigojimai vienos sutarties šalies atstovams turi priešingų savybių kitai. Pagal sutartį sudaryto dokumento šalių atstovai yra sandorio šalys.

Bet šiuo terminu galima apibūdinti ir specializuotus darbus atliekančią organizaciją – rangovą, kuris kartu su užsakovu nustato būtinas darbo sąlygas ir teikiamos paslaugos kainą.

Pasirodo, sandorio šalis yra ta, kuri atstovauja tam tikrai sutarties šaliai. Šis terminas kilęs iš lotyniško žodžio „contrahens“, kuris reiškia „sutikti, susitarti“.

Kas gali tapti sandorio šalimi

Šiais laikais sandorio šalimi gali būti organizacijos atstovai arba paprasti piliečiai, sudarantys įvairias sutartines sutartis su įmonėmis (prekybos, finansų ir kt.). Klientas, būdamas privalomas komercinių manipuliacijų dalyvis, pasirodo kaip pagrindinis santykių ir rinkos analizės pagrindu pagrįsto plano kūrimo proceso dalyvis.

Įmonėms būtina nuolat susisiekti su savo sandorio šalimis, nes šio fakto negalima pašalinti sudarant šalių susitarimą. Šis ryšys turi tam tikrų esminių skirtumų ir neišvengiamai nurodomas įmonės apskaitos ataskaitose. Buhalteris privalo kiekvienai sandorio šaliai surašyti savo reikalingus dokumentus, kuriuose nuolat įrašys finansinius pokyčius, susijusius su sudaryta sutartimi.

Pasirodo, kiekviena šalis įformina susitarimą viena su kita. Bet kuris įmonės atstovas turi galimybę tapti sandorio šalimi. Jais gali būti įvairių prekių ir paslaugų gamintojai, tiekėjai, klientai, įmonės darbuotojai ir jos klientai – visi, kurie užmezga su organizacija prekinius ir dalykinius santykius bei surašo sutartį. Sutartys su sandorio šalimis paprastai sudaromos vienodomis sąlygomis, neįtraukiant visiško pavaldumo bet kuriai sutarties šaliai.

Norėdama sudaryti sutartį su sandorio šalimi, organizacija pirmiausia turi pasiūlyti savo sąlygas šaliai, su kuria ji norėtų bendradarbiauti. Antroji šalis turi nuspręsti bendradarbiauti arba jį atmesti. Pasirodo, bet koks tokio tipo sandoris yra sudarytas iš dviejų etapų.

• Pirmasis etapas vadinamas rašytiniu pasiūlymu, kai atskleidžiamas vienos šalies noras bendradarbiauti su kita.
• Antrasis etapas vadinamas – tai antrosios šalies noro bendradarbiauti patvirtinimas.

Galiausiai sandoris pripažįstamas galiojančiu, jei šalis, kuri siūlo bendradarbiauti, laiku gauna teigiamą atsakymą iš šalies, kuriai buvo pasiūlytas bendradarbiauti.

Sandorio šalies veiklos principai

Kiekvienos sandorio šalies darbas grindžiamas tam tikrais principais:

1. Bet kuris Rusijos Federacijoje registruotas asmuo gali tapti sandorio šalimi. Pagrindinis skiriamasis bruožas yra tai, kad asmuo turi būti pripažintas teisiškai kompetentingu ir veiksniu. Tai reiškia, kad sandorio šalis turi teisę įgyti teises ir laikytis atsakingų priemonių dėl sudarytos sutarties, taip pat būti visiškai atsakinga už sutarties galiojimo laiką.
2. Sandorio šalis turi sudaryti sutartį sąžiningai, be jokios prievartos. Visa tokių santykių sistema yra sutelkta į „santarvės šalis-santarvės“ nuorodą. Tik tada šie santykiai persikelia į sistemą „kredituotojas-skolininkas“, „klientas-gamintojas“ ir pan. Sudarant sutartį galioja pagrindinė taisyklė: visos manipuliacijos vyksta savo noru ir nieko daugiau. Tokie santykiai teisinėje srityje vadinami „pasiūlymu“ ir „priėmimu“ (kurie buvo paminėti aukščiau).
3. Registruota sutartis. Bet kokie sutartiniai santykiai sudaromi civilinės teisės lygmeniu, nors jie ne visada turi rašytinę formuluotę. Tai apima kainas, produkto ar paslaugos pirkimo prekybos centre procesą ir kt.

Apskaitos darbuotojas įmonėje sukuria darbo bylą sandorio šaliai nuo sutarties pasirašymo momento. Laiku pradeda veikti duomenų bazė su reikiama informacija, kurioje generuojami visi duomenys apie baigtą bendradarbiavimą.

Paprastai buhalteriai tam naudoja 1C programą. Naudojant šią programą visa informacija apie sutarčių šalis išsaugoma tam tikruose aplankuose. Juose turi būti nurodytas organizacijos partnerės pavadinimas, registracijos data ir vieta, TIN, šios organizacijos veiklos rūšis, kontaktiniai adresai, telefono numeriai ir kita reikalinga informacija.

Be kita ko, pateiktame stulpelyje nurodomi banko duomenys, priklausantys sandorio šalims. Jie reikalingi tam tikroms mokėjimo operacijoms atlikti.

Atsiskaitymai su rangovu

Kiekvienas atsiskaitymas tarp organizacijos ir sandorio šalies yra suskirstytas į keletą tipų, kurių kiekvienas turi savo skirtumų. Dirbant su tiekėjais, atsiskaitymo sandoriai kartais svarstomi kredito ar kitomis sąlygomis, jei dėl sąlygų buvo susitarta. Buhalteris privalo fiksuoti visas mokėjimo operacijas, tikrinti dokumentus ir kitus reikalingus atskaitomybės dokumentus.

Jei atsižvelgsime į situaciją, kai už prekes buvo atsiskaityta nedelsiant, tada dažniausiai naudojamas mokėjimo pavedimas. Bet kai tiekėjui kyla problemų dėl prekių pristatymo, tada naudojami atsiskaitymo už inkasavimą operacijos.

Atliekant įmonės ir rangovų tarpusavio atsiskaitymus, rangovas įgyja fiksuotą piniginį atlyginimą, dėl kurio susitariama iš anksto. Pasirodo, visos atsiskaitymo operacijos atliekamos naudojant specialius popierius, kurie uždaromi įvykus visiškam atsiskaitymui su sandorio šalimi. Mokėjimai organizacijos darbuotojams vykdomi pagal tam tikrus išrašų dokumentus, kuriuose atsispindi, kam ir kokia suma yra skiriami priedai ar nuobaudos.

Atsiskaitymai su sandorio šalimis, kuriuos atlieka buhalteriai, vaidina didžiulį vaidmenį kiekvienos organizacijos gamybiniame darbe. Štai kodėl jie vykdomi be klaidų ir per tam tikrą laikotarpį.

Verslininkai turi šiek tiek skirtingus ryšius su sandorio šalimis ir užmezga su jomis santykius. Organizacijos partneriai yra tie, kurie nori išleisti tam tikrą produktą ir nuolat ieško, kas norėtų įsigyti šį produktą. Pirkėjas sudarytoje sutartyje veiks kaip sandorio šalis.

Paprastai tokių sandorių piniginė vertė yra gana didelė, todėl verslininkas privalo nuodugniai patikrinti savo sąjungininką ir įsitikinti jo patikimumu. Jei to nepadarysite, galite patekti į nemalonią situaciją, kai pirkėjas tiesiog nesumoka už užsakytas prekes. O ką nors įrodyti bus be galo sunku, nes šis gaminys nėra oficialiai registruotas ir nežinoma, kas atsakingas už šį gamybos procesą. Ši sandorio šalis atneš didelių problemų bendram darbui. Todėl renkantis būsimą verslo partnerį reikia visada būti budriems ir visada dar kartą patikrinti turimą informaciją apie norinčius užmegzti santykius su verslininkais.

Kas negali tapti sandorio šalimi

Tačiau verta pasakyti, kad ne bet kuris fizinis ar juridinis asmuo turi teisę tapti sandorio šalimi. Norint teikti specializuotas paslaugas ar užsiimti tam tikrų prekių gamyba, būtina turėti galiojančią licenciją, nes sandorio šalis yra ne tik sudarytos sutarties šalis, bet ir atstovauja verslo partneriui, dirbančiam abipusiai naudingomis sąlygomis. Taip pat sandorio šalimi negali būti asmuo, pripažintas neveiksniu – neturintis teisės sudaryti ir vykdyti sutarčių.

Sudarant statybos rangos sutartį paprastas pilietis neturi teisės tapti sandorio šalimi, nes nesėkmingai užbaigus darbus užsakovas liks neigiamas. Štai kodėl jūsų pačių apsaugai geriausia tokias sutartis sudaryti su kvalifikuotomis organizacijomis, kurioms, jei kas atsitiks, galite pareikšti pretenzijas.

Teisingai identifikuojant sandorio šalį, yra puiki galimybė išvengti daugelio nerimą keliančių akimirkų ir nuolat būti pasitikėjimo ir savo intelekto efektyvumo būsenoje.

Siekiant padidinti įmonės likvidumą, sumažinti nuostolius dėl darbuotojų aplaidumo, sutrumpinti ataskaitinių laikotarpių uždarymo laiką, verta aiškiai parodyti, kaip įmonės būklę blogina nepakankamas dėmesys finansinei darbo su sandorio šalimis pusei. .

Oksana Michailova , Rosgosstrakh LLC Ekonomikos departamento biudžeto sudarymo departamento direktorius

Darbas su sandorio šalimis dažnai siejama su nesavalaikio įsipareigojimų įvykdymo problema, kuri tiesiogiai įtakoja įmonės finansinius rezultatus: gautinos sumos yra pervertintos, atsiranda papildomų išlaidų, susijusių su poreikiu pritraukti skolintas lėšas, apskritai mažėja likvidumas. Pavėluotas dokumentų pateikimas sukelia papildomų mokesčių. Be to, praleidžiami ataskaitinių laikotarpių uždarymo ir ataskaitų rengimo terminai. Kas turėtų būti atsakingas už visa tai?

• Norint sukurti idealią finansinės paslaugos motyvavimo sistemą, pirmiausia verta atsakyti į keletą klausimų

Darbo su rangovais pokyčių poreikis

Finansų skyrius dažniausiai tiesiogiai nesusisiekia su rangovais, tačiau tai atlieka vadinamieji kontraktų prižiūrėtojai, kurie yra paskirstyti po įvairius padalinius: IT, administracijos, rinkodaros, PR, komercinės tarnybos, saugos tarnybos ir kt. Būtent jie, kaip taisyklė, stebi visą darbą su sandorio šalimis: nuo sutarties sudarymo iki įsipareigojimų pagal ją vykdymo. Jie taip pat atsakingi už finansinį sandorio komponentą: sąskaitų gavimą, uždarymo dokumentus, mokėjimus. Dažnai apskaita tik retkarčiais primena ne finansų skyrių darbuotojams apie neapmokėtas gautinas sumas ir nepateiktą dokumentaciją (aktus, sąskaitas faktūras, sąskaitas). O jie savo ruožtu bando išsisukti nuo atsakomybės, suvokdami šias funkcijas kaip savotišką pagrindinės veiklos „priedą“. Be to, šios pareigos ne visada suformuluotos pareigybės aprašyme, yra menkai kontroliuojamos atitinkamų vadovų ir dėl to į jas nežiūrima rimtai.

Visa tai iš karto turi įtakos verslo rezultatui. Situaciją reikia keisti nuosekliai ir visapusiškai. Vienas iš sprendimų – sukurti motyvacijos sistemą. Čia ir kyla sunkumų. Jei pardavimo padalinių darbuotojų darbą gana paprasta objektyviai įvertinti – jo rezultatus apibūdina kiekybiniai rodikliai (pavyzdžiui, pajamos) – o atlygis daugeliu atvejų priklauso nuo finansinių rezultatų, tai vertinant kitų padalinių veiklą viskas. yra daug sudėtingesnis.

Problemos sprendimą apsunkina tai, kad finansų direktoriaus administraciniai ištekliai ne visada leidžia jam savarankiškai kurti verslo procesus, taip pat ir kituose padaliniuose, ir daryti įtaką „užsienio“ darbuotojams. Norėdami pasiekti rezultatų ir išspręsti problemas, turite imtis nuoseklių veiksmų.

Finansų direktoriaus užduotys keičiant darbą su sandorio šalimis

Atsakomybės pasidalijimas

Pirmoji finansų direktoriaus užduotis – perteikti visiems vadovams mintį, kad įmonės balanso būklė, įskaitant ir gautinas sumas, yra visų padalinių veiklos, o ne paslaptingų buhalterinių manipuliacijų rezultatas. Tai viena sunkiausių užduočių, nes daugelis nefinansinių padalinių vadovų, vos išgirdę žodžius „balansas“, „turtas“, „likvidumas“, ima žiovauti, įsitikinę, kad jų veikla neturi nieko bendro. su šiomis sąvokomis. Žinoma, galite per visuotinį vadovų susirinkimą išsamiai išanalizuoti ataskaitas ir pabandyti ją analizuoti kartu. Tačiau geriau naudoti daugiau vaizdinės medžiagos su kuo paprastesniu informacijos pateikimu (lentelėmis, diagramomis), turint ribotą duomenų kiekį. Surinkite ir pateikite šiuos rodiklius:

• visos gautinos sumos. Patartina ją skirstyti į skolą už sumokėtus avansus ir kliento skolą, nurodyti pradelstų mokėjimų dalį (iš viso ir procentais), suskirstytą pagal pradelstą laikotarpį;
• nurašytų gautinų sumų, kurių senaties terminas pasibaigęs, suma;
• suma, kurią dėl to įmonė prarado arba negavo dėl to, kad pinigai nebuvo gauti laiku (paskaičiuokite, kiek laisvų lėšų nepadėjo banke; už kiek teko pasiimti paskolą m. kad būtų išvengta grynųjų pinigų spragų, kiek palūkanų ir komisinių už juos mokėti reikėjo permokėti dėl pirminių dokumentų trūkumo).

Suskirstykite duomenis pagal specializuotus skyrius (pinigine ir procentine išraiška), kiekvienoje „nominacijoje“ pažymėdami „lyderius“. Pavyzdžiui, daugumoje įmonių įdarbinimo išlaidos bendroje sąnaudų struktūroje yra nedidelės. Vadinasi, gautinos sumos už šias paslaugas, kurios yra apmokamos iš anksto, bendroje skolos sumoje bus nežymiai mažos. Iš pirmo žvilgsnio tokia statistika personalo tarnybos vadovui praverčia. Tačiau parodykite, kad 80 procentų yra dėl vėlavimo. Tai yra, niekas neprižiūri tų kelių sutarčių su įdarbinimo agentūromis, kurias prižiūri personalo skyriaus darbuotojai.

Visa ši linksma matematika yra labai paprasta, įdomi ir atskleidžianti. Įmonės direktoriui ir padalinių vadovams niekas daugiau neįtakoja, kaip gautos statistikos personalizavimas. Šalis turi pažinti savo herojus, o šios naudingos žinios turėtų būti reguliariai, geriausia dinamiškai, atnaujinamos. Čia kažkaip natūraliai atsiranda atsakomybės pasidalijimo samprata ir ima progresuoti „beveik finansinė“ valdymo sąmonė.

Reguliavimo ir darbuotojų motyvavimo sistemos kūrimas dirbant su rangovais

Pateikus visą statistiką, nustačius „kas kaltas“, reikia nuspręsti, „ką daryti“. Būtų gerai, jei specializuoti padaliniai, persmelkti problemos rimtumo, pradėtų patys atkurti tvarką. Tačiau saugiklis greičiausiai veiks tik trumpą laiką arba, atsiradus kitoms užduotims, prioritetai pasikeis.

Todėl finansų direktorius turės derinti kontrolės procesą įmonėje taip, kad visi atsakingi darbuotojai suvoktų, jog sąveika su finansine tarnyba yra neatsiejama jų pareigų dalis. Jis turėtų veikti kaip verslo procesų formavimo ir sąveikos su finansine tarnyba procedūrų kūrimo metodas. Atitinkami padaliniai taip pat turėtų dalyvauti rengiant reglamentus arba bent jau susitarti dėl jų prieš pradedant įgyvendinti. Tam kartu su jų vadovais finansų direktorius turi parengti pareigybių aprašymų ir nuostatų pakeitimus, į juos įtraukti kontrolės procedūras ir motyvavimo sistemą. Taisyklės turi būti aiškios, suprantamos ir įgyvendinamos. Svarbu nustatyti procedūrų vykdymą kontroliuojančią instituciją ir suteikti jai reikiamus įgaliojimus. Paprastai, jei į procedūras įtraukiami įvairių padalinių darbuotojai, tai nuostatai yra įtvirtinti generalinio direktoriaus įsakymuose.

Darbo su sandorio šalimis įvertinimas

Toliau reikia sukurti pagrindinių veiklos rodiklių (KPI) rinkinį ir integruoti juos į įmonės motyvavimo sistemą. Tai labai svarbi ir įdomi užduotis, atverianti dideles galimybes pagerinti daugelį finansinių rodiklių.

• Pagrindinių sprendimų priėmimo ir darbuotojų motyvavimo KPI kūrimas. Vaizdo įrašas

Svarbiausia – tiksliai atrinkti veiklos sritis, kurias labiausiai reikia tobulinti. Rodikliai gali būti ir santykiniai, ir absoliutūs, tiek piniginiai, tiek natūralūs. Pavyzdžiui, darbo su sandorio šalimis kokybę atspindi šių rodiklių kiekybinės charakteristikos:

• pradelstos gautinos sumos (gali būti nurodytos pinigine išraiška, tačiau geriau naudoti procentą, palyginti su esama skola, nes skiriasi rangovų sutarčių sumos);
• ne laiku pateikti uždarymo dokumentai (jų skaičius ir/ar bendra suma, dalis bendroje ataskaitinio laikotarpio dokumentų masėje);
• mokėjimai (arba paslaugos/darbas/prekės), kuriuos įmonė gavo ne laiku (vėlavimo suma ir laikas);
• neteisingai įformintus uždarymo dokumentus (jais patvirtintų sandorių skaičius ir/ar suma). Darbuotojas, gavęs tokius dokumentus, privalo juos patikrinti, o ne atlikti tik kurjerio funkcijas. Daugumą klaidų galima ištaisyti prieš popieriams atvykstant į buhalteriją.

Jei vertinime yra keli rodikliai, kiekvienam iš jų turi būti suteiktas reikšmingumo svoris (žr. lentelę). Pavyzdžiui, organizacija yra suinteresuota, kad visos pirminės sutartys būtų sudarytos laiku, tačiau ši užduotis yra mažiau svarbi nei laiku gautos lėšos už suteiktas paslaugas, todėl galutinių įvertinimų svoris šiose srityse turėtų būti skirtingas.

• Padidinti įmonės pelną galima tinkamai motyvuojant darbuotojus

Svarbu, kad skaičiavimuose naudojami terminai būtų realūs ir darbuotojams pasiekiami. Pavyzdžiui, užbaigimo dokumentų komplektą iš rangovo, kuris atlieka remontą, galima gauti per tris darbo dienas po darbų atlikimo. Priešingu atveju šią įmonę nesunkiai galima pakeisti bet kuria kita, drausmingesne. O jei ataskaitos iš jos gautos tik praėjus dviem savaitėms po darbų atlikimo, tai aiškus rodiklis, kad darbuotoja nebuvo itin darbšti. Darbas su monopolininkais, pavyzdžiui, energetikos įmonėmis, yra visai kas kita, jei per dvi savaites iš jų gaunami pirminiai dokumentai, gali būti vertinamas kaip didelis pasiekimas. Todėl labai svarbu kartu su atitinkamais padaliniais nustatyti terminus, kurie būtų ir įmanomi darbuotojams, ir priimtini finansų skyriaus darbui.

Išsprendus pagrindinius klausimus, būtina įtraukti personalo skyriaus darbuotojus. Jie padės nustatyti ar pakoreguoti metodiką, parinkti vertinimo medžiagos pateikimą ir dizainą, integruoti naujoves į esamą įmonės motyvavimo sistemą. Juk motyvacija yra jų duona, o jei pavyks įtikinti kolegas iš personalo skyriaus, kad kartu sprendžiate svarbią įmonei problemą, jie bus labai konstruktyvūs ir atviri.

Ne finansų skyriaus darbuotojo darbo su sandorio šalimis vertinimas

Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip nustatyti darbo su rangovais procesą ir padaryti jį efektyvesnį. Kaip iš jų gauti visus dokumentus laiku ir teisingai įformintus. O tai savo ruožtu sutaupys laiko ir resursų jūsų buhalterijai ir patiems tiekėjams bei klientams, nuo kurių tiesiogiai priklauso įmonės darbas.

Kokie yra sandorio šalių tipai?

Visas sandorio šalis galima suskirstyti į dvi grupes: sandorio šalis, nuo kurių mes priklausome, ir sandorio šalis, kurios priklauso nuo mūsų.

Su tais, kurie nuo mūsų priklauso, pokalbis trumpas – jei norite dirbti su mumis, įvykdykite mūsų reikalavimus pirminių dokumentų įforminimui ir perdavimo terminams. O jei kas nors jų neįvykdo, galime jį pakeisti į adekvatesnį.

Nuo ko mes priklausome? Pirma, iš valdžios institucijų (mokesčių inspekcijos, pensijų fondo, muitinės, migracijos tarnybos ir kt.). Antra, iš monopolinių tiekėjų (Gazprom, Rusijos geležinkeliai...). Trečia, iš stambių mūsų gaminių pirkėjų. Nėra prasmės diktuoti sąlygas tokioms sandorio šalims. Atvirkščiai, turime prisitaikyti prie jų reikalavimų ir terminų.

Kodėl taip svarbu nustatyti pageidaujamas sandorio šalis?

Pradėkime nuo sandorio šalių, nuo kurių priklausome. Aiškus tokių VIP sandorio šalių sąrašas žymiai sumažins brangaus apskaitos laiko sąnaudas. Paprastai mes su visais beatodairiškai ir švaistome laiką, įskaitant ir mažiausius individualius verslininkus.

Kai sandorio šalys yra suskirstytos į dvi dalis, jums reikia vargti tik su pirmąja grupe. Pasitaiko, kad buhalteris yra priverstas pats tvarkyti dokumentus ypač svarbiems tiekėjams ir vežti popierius, o įmonės partnerių darbuotojai tik uždeda antspaudą ir pasirašo. Taigi ką daryti? Mes priklausome nuo jų. Tačiau, kaip rodo praktika, tokios pasirinktos sandorio šalys sudaro ne daugiau kaip 10 procentų viso skaičiaus.

Likę 90 procentų automatiškai patenka į antrąjį sąrašą. Ar jaučiate, kaip dabar sumažės jūsų darbo krūvis?

Kas turėtų sudaryti pageidaujamų sandorio šalių sąrašą? Jokiu būdu ši užduotis neturėtų būti deleguota gretimų padalinių vadovams, pavyzdžiui, komercijos direktoriui ar tiekimo skyriaus vadovui. Juk tada į jį papuls beveik visi, su kuriais jie dirba.

Sąrašo tvirtinimas yra išskirtinė generalinio direktoriaus prerogatyva. Vadovas suinteresuotas, kad sąrašas būtų kuo trumpesnis. Juk kuo ilgiau, tuo daugiau laiko, taigi ir pinigų, vyriausiasis buhalteris turi teisę reikalauti tokios VIP paslaugos.

Kaip organizuoti darbą su nuo mūsų priklausančiais rangovais

Su rangovais, kurie priklauso nuo mūsų, viskas paprasta. Svarbiausia yra parengti norminius dokumentus visoms progoms ir suteikti prieigą prie jų - skaitykite ir sekite. Pirmiausia įvesime buhalterinės apskaitos skyriaus ir atskirai vyriausiojo buhalterio darbo valandas. Žemiau pateikiamas dokumentų srauto grafikas. Turime nustatyti mums patogius dokumentų gavimo terminus. Ir būtinai nurodykite priėmimo ir perdavimo tvarką.

Tada prasminga parengti dokumentų rengimo instrukcijas: aktą, važtaraštį, sąskaitą faktūrą. Prie jo geriau pridėti pildymo pavyzdžius ir informuoti visas sandorio šalis, kad neteisingai užpildyti dokumentai nebus priimami.

Ir paskutinis punktas – tarpusavio atsiskaitymai. Įvedame naują tvarką, pagal kurią kitas avansas nėra mokamas, jei ankstesnis nėra padengtas teisingai įformintais dokumentais. Visi nukrypimai nuo taisyklės galimi tik gavus priežiūros skyriaus atmintinę, patvirtintą direktoriaus.

Norėdami perduoti šią informaciją sandorio šalims, galite sukurti informacinį stendą priešais įėjimą į buhalteriją arba specialų skyrių įmonės svetainėje. Vertėtų parengti tipinę sutartį ir joje nurodyti visas sąlygas, susijusias su dokumentų srauto grafiku bei tarpusavio atsiskaitymų tvarka.

Kokios vidinės atskaitomybės reikalingos norint veiksmingai dirbti su sandorio šalimis?

Norėdami greitai nustatyti nukrypimus nuo nustatytų darbo su sandorio šalimis taisyklių, turite nustatyti vidines ataskaitas. Patartina sukurti kelias paprastas ataskaitas, kurių kiekviena išspręs vieną problemą. Pagrindinės bus ataskaita apie dokumentų srautų grafikų laikymąsi, gautinų sumų lygio kontrolę ir ataskaita apie tarpusavio atsiskaitymų derinimo eigą.

Dokumentų srautų grafikų laikymosi ataskaitoje atsakingas buhalteris gali matyti pavėluotai atvežtus arba dar visai neatvykusius popierius. Kad vaizdas būtų aiškesnis, verta įvertinti ne tik dokumentų kiekius, bet ir pačių popierių skaičių. Pavyzdžiui, nebuvo gauta dokumentų už 500 000 rublių. Ir tai gali būti tik viena sąskaita, o gal ir 500. Gautinų sumų lygio kontrolė rodo neuždaryti avansų. Ataskaita turi būti sukonfigūruota pagal sandorio šalis, sutartis ir dokumentus.

Kad iš ataskaitų gaunami skaičiai būtų vizualesni, būtina numatyti galimybę rūšiuoti duomenis pagal laiką ir skyrius. Ir tam būtina, kad kiekvienai sutarčiai būtų priskirtas atsakingas padalinys. Tada, nepaisant to, kas į programą įveda naujojo dokumento duomenis, buhalteris supras, kas už jį atsakingas.

Tarpusavio atsiskaitymų derinimo eigos ataskaita yra galutinė, todėl apie tai verta kalbėti atskirai.

Kaip minimaliomis pastangomis susitaikyti atsiskaitymus

Tarpusavio atsiskaitymų su sandorio šalimis derinimas turi būti atliekamas kasmet kaip atsiskaitymų sąskaitų inventorizavimo dalis. Bet jūs galite tai padaryti kartą per ketvirtį. O su įmonėmis, su kuriomis vykdoma didelė sandorių apimtis – kas mėnesį.

Suderinimo pažangos ataskaita padeda padaryti procesą aiškesnį. Tam, kad jis pradėtų padėti savo darbe, būtina užpildyti apskaitos programą tam tikra informacija. Visų pirma, tai susiję su sandorio šalies kortele. Į jį įtraukiame šiuos laukus: derinimo dažnumą (pavyzdžiui, „kartą per ketvirtį“) ir derinimo laiką (tarkime, „nuo 1 iki 5“). Taip pat prie ataskaitos verta pridėti stulpelį „Atsakingas skyrius“. Tai patogu apskaitai: jei derinimo ataskaitoje su kuria nors sandorio šalimi yra neatitikimų, tada iškart aišku, pas ką kreiptis su prašymu tai sutvarkyti. Tuo pačiu metu galite matyti, kurie skyriai turi daugiausia problemų su savo sandorio šalimis, o kurie – daugiausiai nepatvirtintų skolų.

Ataskaitos dalį su informacija apie sumas rekomenduoju sudaryti iš trijų stulpelių: „Atsiskaitymų likutis (mūsų duomenimis)“, „Atsiskaitymų likutis (pagal sandorio šalies duomenis)“ ir „Likučio skirtumas“.

Ataskaitoje esanti eilutė „Iš viso“ leis įvertinti viso susitaikymo proceso būklę. Norėdami tai padaryti, pakanka palyginti likučių reikšmes pagal mūsų įmonę ir likutį pagal mūsų sandorio šalis. Suderinimo pažangos ataskaitos pavyzdys parodytas toliau pateiktame paveikslėlyje.

Kaip pagerinti santykius su sandorio šalimis, jei vadovai nepadeda

Pirmiausia užmegzkite ryšius su kitos sandorio šalies apskaitos skyriumi. Jokiu būdu neturėtumėte bendrauti su kitos įmonės vadovais! Ši papildoma grandinės grandis ne tik padidins sugedusio telefono poveikį, bet ir prireiks kur kas daugiau laiko paaiškinti, ko mums reikia.

Antra, pabandykite įsijausti į kitos sandorio šalies buhalterio vietą ir suprasti, kas jam trukdo pateikti dokumentus laiku ir teisingai įforminti. Gali būti įmanoma rasti problemų sprendimo būdų be konfliktų.

Ir trečia, draugiškai ir konstruktyviai kalbėkitės su kitų įmonių atstovais, vengdami neaiškių frazių, tokių kaip „taip reikalauja įstatymas“ arba „akivaizdu, kad taip reikia daryti“. Geriau pateikti nuorodą į konkrečią norminio dokumento pastraipą. Su tokiu bendravimo stiliumi abipusį supratimą galima pasiekti daug greičiau.