Jaká by měla být organizace toku dokumentů s externími dodavateli? Jak pracovat s protistranami, abyste se vyhnuli velkým pohledávkám Proč je tak důležité identifikovat privilegované protistrany

V tomto článku budeme hovořit o tom, jak nastavit proces spolupráce s dodavateli a jak jej zefektivnit. Jak od nich obdržet všechny dokumenty včas a správně provedené. A to zase ušetří čas a zdroje vašemu účetnímu oddělení a samotným dodavatelům a klientům, na kterých práce společnosti přímo závisí.

Jaké druhy protistran existují?

Všechny protistrany lze rozdělit do dvou skupin: protistrany, na kterých jsme závislí, a protistrany, které jsou závislé na nás.

S těmi, kteří jsou na nás závislí, je rozhovor krátký – pokud s námi chcete spolupracovat, splňte naše požadavky na provedení a načasování převodu primárních dokumentů. A pokud je někdo neplní, můžeme ho vyměnit za adekvátnější.

Na kom jsme závislí? Jednak od úřadů (finanční úřad, penzijní fond, celní úřad, migrační služba atd.). Za druhé od monopolních dodavatelů (Gazprom, Ruské dráhy...). Za třetí, od velkých odběratelů našich produktů. Nemá smysl takovým protistranám diktovat podmínky. Spíše naopak se musíme přizpůsobit jejich požadavkům a termínům.

Proč je tak důležité identifikovat preferované protistrany?

Začněme u protistran, na kterých jsme závislí. Přehledný seznam takových VIP protistran výrazně sníží spotřebu drahocenného účetního času. Zpravidla se s každým bez rozdílu pohráváme a ztrácíme čas se všemi, včetně těch nejmenších individuálních podnikatelů.

Když jsou protistrany rozděleny na dvě části, pak se stačí potrápit s první skupinou. Stává se, že účtárna je nucena dělat papírování pro zvlášť významné dodavatele sama a papíry odvážet, zatímco zaměstnanci partnerské firmy na to pouze dají razítko a podepisují. Tak co dělat? Jsme na nich závislí. Jak však ukazuje praxe, takto vybrané protistrany tvoří ne více než 10 procent z celkového počtu.

Zbývajících 90 procent automaticky spadá do druhého seznamu. Cítíte, jak se vaše pracovní vytížení nyní sníží?

Kdo by měl sestavit seznam preferovaných protistran? Za žádných okolností by tento úkol neměl být delegován na vedoucí sousedních oddělení, například na obchodního ředitele nebo vedoucího oddělení zásobování. Ostatně pak do toho spadne skoro každý, s kým spolupracují.

Schválení seznamu je výhradní výsadou generální ředitel. Manažer má zájem na tom, aby seznam byl co nejkratší. Ostatně, čím déle, tím více času, a tedy i peněz, má hlavní účetní právo takovou VIP službu požadovat.

Jak zorganizovat práci s dodavateli, kteří jsou na nás závislí

S dodavateli, kteří jsou na nás závislí, je vše jednoduché. Hlavní věcí je vypracovat regulační dokumenty pro všechny příležitosti a poskytnout k nim přístup - čtěte a dodržujte. Pro začátek zavedeme úřední hodiny pro účetní oddělení a zvlášť pro hlavní účetní. Níže je uveden harmonogram toku dokumentů. Musíme si stanovit termíny pro příjem dokumentů, které jsou pro nás pohodlné. A nezapomeňte zadat pořadí příjmu a vysílání.

Pak má smysl vypracovat pokyny pro přípravu dokumentů: úkon, dodací list, faktura. Je lepší k němu připojit vzory vyplnění a informovat všechny protistrany, že nesprávně vyplněné dokumenty nebudou akceptovány.

A posledním bodem jsou vzájemné vyrovnání. Vstupte nová objednávka, podle kterého se další záloha neplatí, není-li předchozí uzavřena se správně provedenými doklady. Všechny odchylky od pravidla jsou možné pouze s přípisem dozorujícího útvaru, potvrzeným ředitelem.

Pro předání těchto informací protistranám můžete vytvořit informační stánek před vchodem do účetního oddělení nebo speciální sekci na webových stránkách společnosti. Bylo by dobré připravit standardní smlouvu a uvést v ní všechny podmínky související s harmonogramem toku dokumentů a postupem vzájemného vypořádání.

Jaké interní výkaznictví je nutné pro efektivní spolupráci s protistranami?

Abyste mohli rychle identifikovat odchylky od zavedených pravidel pro práci s protistranami, musíte si nastavit interní reporting. Je vhodné vytvořit několik jednoduchých reportů, z nichž každý vyřeší jeden problém. Mezi hlavní bude patřit zpráva o dodržování harmonogramů toku dokumentů, kontrola výše pohledávek a zpráva o průběhu odsouhlasení vzájemných vypořádání.

Ve zprávě o dodržování harmonogramů toku dokumentů může odpovědný účetní vidět doklady, které dorazily pozdě nebo ještě nedorazily vůbec. Aby byl obrázek jasnější, stojí za to posoudit nejen množství dokumentů, ale také počet samotných dokumentů. Například nebyly přijaty dokumenty ve výši 500 000 rublů. A to může být jen jeden účet, nebo třeba 500. Kontrola úrovně pohledávek ukazuje neuzavřené zálohy. Zpráva musí být konfigurována protistranami, smlouvami a dokumenty.

Aby byly údaje získané z reportů vizuálnější, je nutné poskytnout možnost třídit data podle časového rámce a podle oddělení. A k tomu je nutné, aby ke každé zakázce byla přidělena odpovědná jednotka. Bez ohledu na to, kdo do programu zadá detaily nového dokladu, pak účetní pochopí, kdo ho má na starosti.

Zpráva o průběhu odsouhlasení vzájemných vypořádání je konečná, takže stojí za to o ní mluvit samostatně.

Jak sladit vyrovnání s minimálním úsilím

Odsouhlasení vzájemných vypořádání s protistranami musí být prováděno každoročně v rámci inventarizace zúčtovacích účtů. Ale můžete to udělat jednou za čtvrtletí. A se společnostmi, se kterými se provádí velký objem transakcí - měsíčně.

Zpráva o průběhu odsouhlasení pomáhá tento proces objasnit. Aby mohl se svou prací začít pomáhat, je nutné naplnit účetní program určitými informacemi. Především se to týká karty protistrany. Zahrnujeme do něj následující pole: četnost odsouhlasení (například „jednou za čtvrtletí“) a načasování odsouhlasení (řekněme „od 1. do 5.“). Do zprávy se také vyplatí přidat sloupec „Odpovědné oddělení“. To se hodí pro účetnictví: pokud se vyskytnou nesrovnalosti ve zprávě o odsouhlasení s jakoukoli protistranou, pak je okamžitě jasné, na koho se obrátit s žádostí o vyřešení. Zároveň vidíte, která oddělení mají se svými protistranami největší problémy a kdo má nejvíce nepotvrzených dluhů.

Řádek „Celkem“ ve zprávě vám umožní vyhodnotit stav procesu odsouhlasení jako celku. K tomu stačí porovnat hodnoty zůstatku podle naší společnosti a zůstatek podle našich protistran. Příklad zprávy o průběhu odsouhlasení je uveden na obrázku níže.

Jak zlepšit vztahy s protistranami, když manažeři nepomáhají

Nejprve navažte kontakty s účetním oddělením protistrany. V žádném případě nekomunikujte s manažery jiné společnosti! Nejen, že tento článek řetězu navíc jen zvýší účinek poškozeného telefonu, ale také zabere mnohem více času, abychom vysvětlili, co potřebujeme.

Za druhé, zkuste se vžít do kůže účetního protistrany a pochopit, co mu brání předložit dokumenty včas a správně je provést. Možná bude možné najít bezkonfliktní způsoby řešení problémů.

A za třetí, mluvte se zástupci jiných společností přátelsky a konstruktivně a vyhýbejte se vágním frázím jako „takto to vyžaduje zákon“ nebo „je zřejmé, že to tak musíte udělat“. Je lepší uvést odkaz na konkrétní odstavec regulačního dokumentu. S tímto stylem komunikace lze dosáhnout vzájemného porozumění mnohem rychleji.

Optimalizujeme práci s dodavateli aneb Jak udělat technologii přinést

Vladislav Nikitin, Jurij Tkačenko, Konstantin Berezin
Vedení společnosti
č. 1 (20) 2003

Tento článek hovoří o tom, co lze udělat při práci s protistranami, aby bylo dosaženo maximální efektivity interakce. Metoda kombinuje techniky manažerského účetnictví a pokroky v informačních technologiích.

Jak to bylo organizováno ve Fordu

První zmínka o této metodě, kterou jsme našli, byl popis reorganizace doručovací platební služby Ford Motors Company na počátku 80. let. Ford v této službě zaměstnával 500 lidí. V Mazdě přitom podobnou práci řešilo 5 lidí. Vezmeme-li v úvahu skutečnost, že velikost výroby Fordu byla 20krát větší, ukázalo se, že platební služba za dodávky měla být asi 100 lidí! Přitom i při nadměrném počtu zaměstnanců docházelo k mnoha chybám při přípravě podkladů.

Za prvé, vedení společnosti Ford dosáhlo následujících dohod s dodavateli:

Platba proběhla po obdržení zboží. Neplatilo se za konkrétní objednávku, ale dluh Fordu vůči dodavatelům byl jednoduše pravidelně splácen.
Doklad, jako je faktura, byl zlikvidován.

Automatizovaný účetní systém byl reorganizován. Místo 14 informačních prvků byly použity 3: označení dodavatele a produktu, množstevní charakteristiky.

Pracovníci objednávající zboží byli napojeni na počítačovou databázi nabídek dodavatelů, aby mohli provádět optimální výběr a zaznamenávat odeslání objednávky.

V důsledku toho došlo ke čtyřnásobnému snížení počtu zaměstnanců doručovací platební služby a zlepšení kvality práce.

Analýza metody

Aby tato technologie začala generovat peníze, je nutné provést práci ve třech oblastech:

Uzavřete předběžnou dohodu s protistranami.
Reorganizovat účetnictví zásob.
Reorganizujte tok dokumentů.

Předběžná dohoda s protistranami (dodavateli nebo kupujícími). S protistranami jsou uzavírány dohody: platba za zboží a služby nikoli za konkrétní dávku (objednávku), ale za pravidelné splácení dluhu; minimální formality při platbě, zadávání a přijímání objednávek. Za takových provozních podmínek se zvyšují rizika nezaplacení pro dodavatele zboží a služeb, takže toto schéma mohou využívat pouze velké spolehlivé společnosti. Dodavatelé jsou povinni poskytovat přesné a včasné informace o nabízeném zboží a službách (nejlépe v elektronické podobě a měnící se v reálném čase).

Reorganizace účetnictví zásob. Nomenklatura a počet informačních prvků pro popis zbývajících položek se redukují (zjednodušují). Příklad takových úspěšných akcí je uveden v učebnici manažerského účetnictví1. Velká společnost vyrobila asi 4 tisíce typů baterií. Snížením výroby na 400 stylů ztratila pouze 10 % tržeb, ale zisky se zdvojnásobily kvůli nižším nákladům na zásoby a snížení počtu zaměstnanců. Jistě přitom mnohonásobně ubylo chyb v účtování zboží!

Reorganizace toku dokumentů. Zavedení metody je spojeno s kvalitativní změnou toku dokumentů. Hlavní směry změn: redukce typů dokumentů, zjednodušení formy dokumentů, nahrazení dokumentů papírovými a elektronické kopie čistě elektronickými dokumenty (platí pro interní i externí dokumenty).

Řekneme vám o podobném pracovním postupu se zákazníky, který byl organizován a automatizován v továrně na tisk fotografií. Objednávky od veřejnosti továrna přijímá prostřednictvím zprostředkovatelů – recepčních míst, což jsou nezávislé organizace. Objem - 10-15 tisíc objednávek denně z několika stovek odběrných míst. Aby se tento tok vyrovnal s minimálním počtem lidí, bylo implementováno následující schéma toku dokumentů:

Příjemky z každého příjmového místa byly doloženy fakturou, kde byl každý řádek přidělen na samostatnou objednávku od osoby – klienta příjmového místa. Ačkoliv se tedy počet elektronických dokumentů – objednávek od lidí – měřil v tisících za den, počet papírových dokumentů – faktur – byl jen pár stovek.
Platby za služby továrny provádějí klienti pravidelně, jednou za týden nebo dva, v závislosti na dohodě. Odsouhlasení vzájemných zúčtování se rovněž provádějí pravidelně (nejméně jednou měsíčně).
Vytvořený systém obsluhují pouze 4 operátoři, kteří zadávají informace o objednávkách pomocí snímačů čárových kódů, a 2 účetní, kteří sledují stav vzájemného zúčtování.
Počítačový systém identifikuje klienty, jejichž pohledávky rostou rychleji než jejich obrat, a denně poskytuje účetním seznam „narušitelů“ a automaticky generuje varovné dopisy. A její klienti nejsou „opraveni“, počítačový systém generuje zákaz jejich služeb v továrně.

Vytvořený systém účetnictví a elektronického toku dokumentů byl implementován na platformě 1C SQL Server. Měsíčně úspěšně zpracuje až 400 tisíc elektronických dokumentů (více prostě zatím nebylo potřeba). Pro organizaci pokročilých účetních metod není vůbec nutné začínat nákupem extrémně drahých zahraničních počítačových systémů.

Následující příklad ukáže, že absolutně nedostačující podmínkou pro úspěšnou implementaci této metody je drahý, dobře propagovaný, výborně fungující počítačový systém.

"Lžíce dehtu"

A zde je příklad neúspěšné implementace popsané metody, převzatý z materiálů časopisu Infobusiness magazín č. 148 za rok 2001: „Společnost Hormel Foods, která vyrábí konzervy a další připravovaná jídla pro spotřebu ročně za 3,5 miliardy dolarů, zahájila testování v březnu loňského roku systém iProcurement, internetové řešení Oracle, aby 12 tisíc zaměstnanců mohlo nakupovat zboží, služby a materiály potřebné ve výrobě přímo ze svých pracovišť – od prověřených a důvěryhodných dodavatelů.“

Dávejte pozor na konec věty. Spolehněte se na elektronický podpis, ale neudělejte chybu sami! Navzdory tomu, že legislativní úprava elektronické správy dokumentů na Západě udělala v poslední době velké pokroky, Hormel Foods s tím zjevně nepočítala a nehodlala zvát všechny k účasti na nových obchodních procesech. Koneckonců, riziko nezaplacení a chybných dodávek se nevyhnutelně zvýší a počet zaměstnanců pracujících s protistranami se několikanásobně sníží a nebude mít kdo přijímat reklamace a jít k soudu!

Zvýšené riziko lze kompenzovat pouze spolehlivostí protistran a tím, že jim část ušetřených peněz nabídneme v podobě výhodnějších cen než dosud. Musíme sdílet! Pak bude pro vybrané protistrany výhodné být upřímný.

A objeví se ekonomické páky na jejich řízení. Pokud porušíte stanovená pravidla, budete odříznuti od speciálních služeb a stanete se opět „jako všichni ostatní“. Konzultační agentura GartnerGroup tento způsob podnikání nazvala collaborative commerce (collaborative commerce nebo co-commerce).

Jaká je situace s elektronickými podpisy v Rusku?

Problém elektronického podpisu se skládá ze dvou částí: technické a právní. Technicky byl problém úspěšně vyřešen. To potvrzuje i fakt, že téměř všechny banky poskytují službu „klient-banka“ založenou na elektronickém podpisu. Právně není status elektronických podpisů na „nebankovních“ dokumentech v Rusku dostatečně jasně upraven.

To znamená, že „za naše vlastní“, pro společnosti účastnící se takového společného elektronického obchodování bude mít elektronický podpis právní moc. Pokud ale jeden z účastníků své závazky odmítne, není možné získat peníze prostřednictvím soudu. Jedinou ochranou proti takovému vývoji událostí je, že roky od e-commerce jsou pro všechny jeho účastníky vyšší než obvykle a vyloučení z takové komunity vede k velkým finančním ztrátám a nepříjemnostem.

Příkladem je práce MGTS. Každý účastník moskevské telefonní sítě může odmítnout platit své telefonní účty. Co se stane příště? Jde MGTS k soudu? Na počátku 90. let jeden z autorů pracoval jako interní auditor telefonní sítě Moskevské oblasti, navštívil desítky telefonních ústředen a nepamatuje si jediný podobný případ, i když neplatiči byli právnické osoby. Protože jít k soudu trvá dlouho, což znamená, že to není ekonomicky výhodné. Z tohoto důvodu byly telefony neplatičů jednoduše vypnuty. to bylo horší než soud! Drtivá většina předplatitelů proto platí pečlivě bez jakýchkoliv podpisů.

„Špatné“, nedobytné pohledávky jsou nevyhnutelným atributem činnosti podniků fungujících na principu „platby po dokončení práce“. Stejně jako je hledání ropy nevyhnutelně doprovázeno vrtáním určitého procenta „prázdných“ vrtů, které nic nevynášejí. To ale neznamená, že produkce ropy je nerentabilní. Rizikové, ano, ale riziko lze vypočítat a kontrolovat.

V popsaném příkladu s továrnou na tisk fotografií bylo riziko nezaplacení kontrolováno následovně: v Moskvě jsou pouze dvě takové továrny. To znamená, že neplatič bude nucen buď ukončit podnikání, nebo si sám tisknout fotografie (což je nerentabilní), nebo utéct ke konkurenci. A mohou být varováni a nabídnou uprchlíkovi služby na základě platby předem, protože kradl, a proto je krajně nespolehlivý. Velcí vážní klienti to tedy nedělali a malí nemohli způsobit velké škody.

Při správné organizaci práce s klienty a konkurenty byly ztráty ze „špatných“ pohledávek více než kompenzovány přínosy z nižších nákladů.

V západních zemích pokročila legislativa v otázce regulace elektronického podpisu mnohem dále. Z příkladu s firmou Hormel Foods je ale patrné, že se také příliš nespoléhají na elektronický podpis, spoléhají spíše na spolehlivost a ověřování protistran.

To je "zákonnost" ele? podpis trůnu není nezbytnou a postačující podmínkou pro organizaci úspěšného kolaborativního elektronického obchodu. Klíč k řešení spočívá ve správném řízení protistran.

Ale zpět k našemu příkladu: "Brzy se ukázalo, že iProcurement verze 4 si nedokáže poradit s účtováním objednávek ve stylu, jakým to vždy dělal Hormel. Implementaci systému komplikovala také skutečnost, že dodavatelé uváděli nepřesná produktová data ve svých elektronické katalogy Hormel přizval na kontrolu katalogů odborníka na tuto záležitost, společnost Requisite Technology. Prvním krokem při kontrole katalogů produktů dodavatele US Office Products bylo zjištěno, že popisy produktů byly neúplné a měrné jednotky byly používány podivným způsobem. například v jednom případě zaměstnanec obdržel 12 desítek výrobků místo objednaného tuctu.

Poté, co společnost zjistila, že software Oracle nelze snadno přizpůsobit k řešení naléhavých problémů, nikdy nepřistoupila k propuštění 500 zaměstnanců, což měl být jeden z důsledků automatizace. Projekt zůstal v „pilotní“ fázi a hrozba propouštění ustoupila minimálně do konce roku 2001.“

Příklad jasně ukazuje nebezpečí, která na společnosti při takové reorganizaci čekají:

Počítačový program může začít produkovat nesprávná data o stavu skladu a vzájemných zúčtováních a touto metodou je v zásadě nemožné jej plně kontrolovat papírovými kopiemi dokladů. Z toho plynou zvýšené požadavky na spolehlivost softwaru, jeho nejdůkladnější testování ve fázi implementace a neustálé sledování jeho provozu ve fázi provozu.
Spolehlivost protistran je proměnnou hodnotou. A pokud ve fázi testování systému může být „na stejné úrovni“, pak během provozu může dojít ke zpoždění dodávek nebo plateb. Zboží a materiály se najednou začnou dodávat nevhodně a v neadekvátní kvalitě. Bude velmi obtížné prokázat, že máte pravdu, protože prostě neexistují žádné papírové dokumenty. Zaměstnanci společnosti, která zavádí podobný způsob podnikání, proto musí mnohem pečlivěji než zaměstnanci běžného podniku sledovat, jak dodavatelé dodržují smlouvy.

Navíc je tato metoda velmi citlivá na změny ve vedení podniku. Pokud se to stane příliš rychle, pak se pro nově příchozí budou mnohá pravidla stanovená předchozími vůdci jevit jako nesmyslné rituály. Noví šéfové v tomto případě nevyhnutelně začnou porušovat zavedenou technologii práce a rozšiřovat sortiment skladových zásob, ale zisk z toho sežerou náklady na účetnictví a skladování. Zdvojnásobí počet protistran, naberou všechny v řadě, čímž zvýší zisky o několik procent, ale výrazně sníží ovladatelnost a spolehlivost systému. Chyby v práci začnou prudce narůstat, zaměstnanci se začnou „zašívat“, nedokážou se se situací vyrovnat. Pohledávky od zákazníků a dodavatelů se znásobí spolu s jejich pohledávkami. A pokud je stále možné sledovat výskyt dluhů bezohledných protistran pomocí elektronické databáze, pak bude prokázání bez papírových dokumentů velmi problematické.

Podnik, který zavedl tento způsob podnikání, se stává „nestabilní“ stíhačkou páté generace, která má menší aerodynamický odpor než stabilní, což mu umožňuje šetřit palivo. Taková letadla jsou velmi obratná a dokážou provádět fantastické akrobatické manévry, které jsou pro jiná letadla nepřístupné. Pokud ale selže jeho elektronický řídicí systém, nebude klouzat, jak by to dělala letadla předchozích generací, ale srazí se k zemi jako kámen...

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Podobné dokumenty

S ohledem na organizační strukturu, popis práce a provozní režim obchodu "Expert". Studium marketingových aktivit firmy: segmentace zákazníků, vyhledávání dodavatelů zboží, cenový postup, posouzení konkurenceschopnosti.

zpráva z praxe, přidáno 02.05.2010

Práce nastoluje téma efektivity ekonomických vztahů, která se projevuje nákupem zboží od výrobců za nižší ceny snížením počtu zprostředkovatelů zapojených do obchodního obratu. Výzkum a vyhledávání dodavatelů zboží.

práce v kurzu, přidáno 18.01.2009

Charakteristika ratingových a nákladových koeficientových metod pro hodnocení výkonnosti dodavatelů. Analýza účinnosti ekonomických vztahů OJSC "Magnit". Vývoj opatření ke zlepšení organizace sledování výkonnosti dodavatelů v podniku.

práce v kurzu, přidáno 13.02.2012

Vzorce chování kupujícího. Faktory ovlivňující chování obchodních kupujících. Analýza chování obchodních kupujících podniku OJSC "Mogotex". Analýza odběratelů látek a oděvů. Pokyny pro zlepšení práce s obchodními nákupčími.

práce v kurzu, přidáno 04.08.2015

Proces výběru dodavatele. Výhody a nevýhody hlavních typů vztahů s dodavateli. Vyhledávání, zpracování a analýza informací o nákupních trzích a dodavatelích. Analýza potenciálních dodavatelů na základě kritérií. Základní pravidla pro práci s dodavateli.

abstrakt, přidáno 28.05.2014

Podstata, účel a význam obstarávacích prací. Organizace nákupu a výběru dodavatelů. Analýza nákupní činnosti obchodního podniku IP Merkulova. Oceňování obchodních prací na velkoobchodních nákupech zboží v podniku, řízení zásob.

práce v kurzu, přidáno 22.10.2014

Odhalení ekonomické podstaty logistiky jako systému řízení distribučních kanálů. Studium výzkumného systému logistiky pro nákup a obchodní logistiku. Kritéria pro analýzu trhu produktů a hledání dodavatelů. Skladové logistické funkce.

abstrakt, přidáno 29.12.2014

Prvky marketingového mixu pro obchod s obuví. Základní princip spolupráce s dodavateli. Audit současného stavu. Boston Consulting Group Matrix. Výpočet přirážky na produkty. Segmentace trhu a výběr cílového segmentu. Studie prodejních trhů.

práce v kurzu, přidáno 26.11.2014

Algoritmus: jak správně pracovat s pohledávkami
Jak pochopit, že protistrana má finanční problémy
Proč může být zapotřebí rozhodčí smlouva
Jaké ukazatele účetního výkaznictví je třeba zkontrolovat jako první?

Developer zaplatil za služby subdodavatele předem. Narušil ale dodávku předmětu. Subdodavateli zůstal dluh ve výši 7 milionů rublů. Později se ukázalo: ředitel nedbalé společnosti každé tři roky otevře stavební společnost a poté ji zavře s dluhy, znovu ji zaregistruje s figurínami a adresou s výběrem finančních prostředků. Developer pohrozil dlužníkovi právním postihem. V důsledku toho se strany dohodly na splácení dluhu v měsíčních splátkách po celý rok. Řeknu vám to pomocí jednoduchého algoritmu.

Urychleně zkontrolujte své partnery!

Víte, že finanční úřady mohou při kontrole lpět na jakékoli podezřelé skutečnosti o protistraně? Proto je velmi důležité prověřit ty, se kterými spolupracujete. Dnes můžete zdarma dostávat informace o minulých kontrolách vašeho partnera, a co je nejdůležitější, seznam zjištěných porušení!

Fáze 1. Zkontrolujte protistranu

Před uzavřením smlouvy shromážděte informace o potenciálním partnerovi. Používejte ověřovací služby a oficiální zdroje. Zkontrolujte čtyři indikátory.

Podrobnosti o registraci společnosti. Datum registrace, adresa, jméno, OKVED, dostupnost licencí. Nezapomeňte zadat adresu společnosti. V mé praxi se jednou ukázalo, že „Církev adventistů sedmého dne“ se nacházela na adrese uvedené společností.

Informace o řediteli a zakladatelích. Pro jaké firmy pracují nebo pracovali dříve, jak byly firmy likvidovány, zda na ně podávaly žaloby. Dovolte mi uvést příklad. Dodavatel nabídl obchodnímu řetězci dodávku rybářského vybavení před sezónou za velmi nízkou cenu. Povrchovou kontrolou bylo zjištěno, že všechny kódy OKVED společnosti se týkají výroby a prodeje nábytku. Potom studovali historii vůdce. Bylo zjištěno, že již zlikvidoval firmu s podobným názvem a byl stíhán za nelegální podnikání. Obchodní řetězec neuzavřel smlouvu. V opačném případě by mohl být ředitel sítě stíhán za nabývání a prodej majetku získaného kriminálními prostředky.

Finanční stav firmy dle. Objem výnosů, závazky a pohledávky, čistý zisk. Pokud již s touto protistranou spolupracujete na bázi odložené platby, sledujte čtvrtletně finanční výkazy společnosti.

Stav banky, ve které má protistrana běžný účet. Analyzujte, jaké ratingové agentury, mezinárodní i národní, dávají bance, a také vyhodnocujte její finanční ukazatele (čistý zisk, aktiva atd.). To pomůže vyhnout se zmrazení finančních prostředků, pokud je banka zbavena licence.

Krok 2. Pečlivě připravte smlouvu

Zjistili jste, že protistrana není průletem. Skutečné společnosti však mohou mít také finanční potíže nebo porušovat podmínky smlouvy.

Znám tedy stavební organizaci, která i přes svou dobrou finanční situaci platí za dodávky zboží v hodnotě méně než 1 milion rublů. výhradně soudní cestou. Doporučuji Vám zahrnout do smlouvy doložky o platbě za Vaše nákupy až při dodání včetně částí zásilky nebo s odkladem a o prodeji Vašeho zboží pouze po platbě předem.

Než začnete pracovat s protistranami, analyzujte smlouvu, zda neobsahuje nějaké triky, které protistraně umožní beztrestně porušovat podmínky. Příklad triku: klauzule o odmítnutí vrácení poškozeného křehkého zboží. Smlouvy často nestanoví povinnosti zákazníka, postup, podmínky pro převzetí a dodání zboží nebo podmínky pro uplatnění reklamací. Z tohoto důvodu je pro žadatele obtížné prokázat svůj případ u soudu.

Jak spravovat pohledávky, abyste se nehádali s partnery

Fáze 3. Přidělte konkrétního zaměstnance, aby sledoval plnění smlouvy

V malých společnostech to dělají obchodní manažeři, ve velkých společnostech speciální zaměstnanci, manažeři klientů. Po doručení nám prosím připomeňte, že máme zaplatit tři dny před datem splatnosti. Od této chvíle volejte každý den až do zaplacení účtu. Při nákupu zavolejte tři dny před datem odeslání a zkontrolujte, zda se lhůty nezměnily nebo zda neexistují nějaké překážky v odeslání.

Krok 4. Odešlete svůj nárok ihned po zpoždění

Klient neodeslal zboží včas nebo zboží nezaplatil? Pošlete mu reklamaci hned druhý den.

Stanovte si přísné termíny pro platbu, dodání, případně pro vrácení zboží či platbu předem. Stanovte další požadavky, pokud byla smlouva původně sepsána špatně. Elektronickou korespondenci s protistranou si nechte ověřit u notáře. Toto je velmi důležitý krok, který vám pomůže vyhrát váš soudní spor. Tištěná e-mailová korespondence sama o sobě není důkazem u soudu. Je na to zvláštní postup: notáři korespondenci prostudují, její obsah zaznamenají do protokolu a potvrdí výtisk. Takto připravené důkazy soud vnímá jako přípustné.

Fáze 5. Neotálejte s právními kroky.

Pokud jste si protistranu důkladně prověřili, pak je nepravděpodobné, že dosáhnete čtvrté a páté fáze. Protože spolupracují s nespolehlivými partnery bez rizik: dodávky předem, nákupy s odkladem nebo s platbou při dodání. A se spolehlivými protistranami je problém pohledávek téměř vždy vyřešen až ve třetí fázi. Ale nelze vyloučit lidský faktor. Pak bezodkladně připravte žalobu.

Uzavření dohody s protistranami: 3 podmínky, které umožňují snížit výši pohledávek

Názor odborníka

Ilja Popov, nezávislý finanční expert, Moskva

Několik tipů, jak pracovat s protistranami v podmínkách ekonomické nestability.

Tip 1. Proveďte analýzu bank, které obsluhují vaše klienty.

Tip 2. Uzavřete s klientem smlouvu o inkasu peněžních prostředků z jeho běžného účtu.

Tip 3. Do smlouvy vložte větu: „Všechny spory podle této smlouvy jsou předány k řešení na základě volby žalobce nebo státnímu soudu (příklad: Moskevskému arbitrážnímu soudu).“ Doložka o rozhodčí smlouvě je obsažena v části „Postup při řešení sporů“, v nové smlouvě, v dodatku ke smlouvě pro případ prodlení nebo sepsána formou samostatné smlouvy. Rozhodčí soud rozhodne ve věci do 14 dnů ode dne podání návrhu. Navíc nemusíte na kurt přijít sami, ale komunikovat přes jeho osobní účet přes video odkaz. Díky tomu je práce s regionálními klienty pohodlnější.

Tip 4. Zboží s odloženou platbou zasílejte pouze po poskytnutí bankovní záruky. Pokud klient dluh neuhradí, předložíte doklad bance a obdržíte peníze za odeslané zboží.

Pravidelná komunikace s protistranami společnosti se ukazuje jako jedna z hlavních funkcí účetních, která zabírá dostatečné množství pracovní doby. Proto je velmi důležitá jasná organizace toku dokumentů s externími dodavateli.

Jaké druhy protistran existují?

Všechny protistrany lze rozdělit do dvou skupin: protistrany, na kterých jsme závislí, a protistrany, které jsou závislé na nás.

Na kom jsme závislí? Jednak od (finanční úřad, penzijní fond, migrační služba atd.). Za druhé od monopolních dodavatelů (Gazprom, Ruské dráhy...). Za třetí, od velkých odběratelů našich produktů. Nemá smysl takovým protistranám diktovat podmínky. Spíše naopak se musíme přizpůsobit jejich požadavkům a termínům.

Proč je tak důležité identifikovat preferované protistrany?

Začněme u protistran, na kterých jsme závislí. Přehledný seznam takových VIP protistran výrazně sníží spotřebu drahocenného účetního času. Zpravidla se bez rozdílu šťouráme s každým a ztrácíme čas se všemi, včetně těch nejmenších

Zbývajících 90 procent automaticky spadá do druhého seznamu. Cítíte, jak se vaše pracovní vytížení nyní sníží?

Kdo by měl sestavit seznam preferovaných protistran? Za žádných okolností by tento úkol neměl být delegován na sousední oddělení, například na vedoucího obchodního nebo zásobovacího oddělení. Ostatně pak do toho spadne skoro každý, s kým spolupracují.

Schválení seznamu je výhradní pravomocí generálního ředitele. Manažer má zájem na tom, aby seznam byl co nejkratší. Ostatně čím déle, tím více času, a tedy i peněz, máte právo takovou VIP službu požadovat.

Jak zorganizovat práci s dodavateli, kteří jsou na nás závislí

S dodavateli, kteří jsou na nás závislí, je vše jednoduché. První věc, kterou musíte při organizování toku dokumentů udělat, je vytvořit regulační dokumenty pro všechny příležitosti a poskytnout k nim přístup. Pro začátek zavedeme úřední hodiny pro účetní oddělení a zvlášť pro hlavní účetní. Níže je uveden harmonogram toku dokumentů. Potřebujeme časový rámec pro příjem dokumentů, který je pro nás pohodlný. A nezapomeňte zadat pořadí příjmu a vysílání.

A posledním bodem jsou vzájemné vyrovnání. Zavádíme nový postup, podle kterého se další záloha neplatí, pokud ta předchozí není kryta správně vyhotovenými doklady. Všechny odchylky od pravidla jsou možné pouze s přípisem dozorujícího útvaru, potvrzeným ředitelem.

Ve zprávě o dodržování harmonogramů toku dokumentů může účetní vidět papíry, které dorazily pozdě nebo ještě nedorazily vůbec. Aby byl obrázek jasnější, stojí za to posoudit nejen množství dokumentů, ale také počet samotných dokumentů. Například nebyly přijaty dokumenty ve výši 500 000 rublů. A to může být jen jeden účet, nebo třeba 500. Kontrola úrovně pohledávek ukazuje neuzavřené zálohy. Zpráva musí být konfigurována protistranami, smlouvami a dokumenty.

Zpráva o průběhu odsouhlasení vzájemných vypořádání je konečná, takže stojí za to o ní mluvit samostatně.

Jak sladit vyrovnání s minimálním úsilím

Odsouhlasení vzájemných vypořádání s protistranami je nutné provádět každoročně v rámci inventarizace účetních účtů, ale můžete tak učinit jednou za čtvrtletí. A se společnostmi, se kterými se provádí velký objem transakcí - měsíčně.

Doporučuji, aby se část sestavy s informacemi o částkách skládala ze tří sloupců: „Zúčtovací zůstatek (podle našich údajů)“, „Zúčtovací zůstatek (podle údajů protistrany)“ a „Rozdíl zůstatku“. Řádek „Celkem“ ve zprávě vám umožní vyhodnotit stav procesu odsouhlasení jako celku. K tomu stačí porovnat hodnoty zůstatku podle naší společnosti a zůstatek podle našich protistran.

Jak zlepšit vztahy s protistranami, když manažeři nepomáhají

Chcete-li organizovat tok dokumentů s protistranami, musíte nejprve navázat kontakt s účetním oddělením.V žádném případě nekomunikujte s manažery jiné společnosti! Nejen, že tento článek řetězu navíc jen zvýší účinek poškozeného telefonu, ale také zabere mnohem více času, abychom vysvětlili, co potřebujeme.

A za třetí, mluvte s ostatními společnostmi přátelsky a konstruktivně a vyhýbejte se vágním frázím jako „takto to vyžaduje zákon“ nebo „je zřejmé, že to tak musíte udělat“. Je lepší uvést odkaz na konkrétní odstavec regulačního dokumentu. S tímto stylem komunikace lze dosáhnout vzájemného porozumění mnohem rychleji.

P. Menšikov,
účetní služby odborník na reengineering