U ovom članku ćemo govoriti o tome kako uspostaviti proces rada sa izvođačima i učiniti ga efikasnijim. Kako od njih dobiti sve dokumente na vrijeme i ispravno izvršene. A to će zauzvrat uštedjeti vrijeme i resurse za vaše računovodstveno odjeljenje, te same dobavljače i klijente od kojih direktno ovisi rad kompanije.
Koje vrste ugovornih strana postoje?
Sve ugovorne strane se mogu podijeliti u dvije grupe: ugovorne strane od kojih zavisimo i ugovorne strane koje zavise od nas.
Sa onima koji zavise od nas razgovor je kratak – ako želite da radite sa nama, ispunite naše uslove za izvršenje i rokove prenosa primarnih dokumenata. A ako ih neko ne ispuni, možemo ga promijeniti za adekvatnijeg.
Od koga zavisimo? Prvo, od vlasti (poreska uprava, PIO, carina, migraciona služba itd.). Drugo, od monopolskih dobavljača (Gasprom, Ruske željeznice...). Treće, od velikih kupaca naših proizvoda. Nema smisla diktirati uslove takvim ugovornim stranama. Naprotiv, moramo se prilagoditi njihovim zahtjevima i rokovima.
Zašto je toliko važno identifikovati željene druge ugovorne strane?
Počnimo sa suradnicima od kojih ovisimo. Jasna lista takvih VIP partnera značajno će smanjiti potrošnju dragocjenog računovodstvenog vremena. Po pravilu se sa svakim petljamo neselektivno i gubimo vrijeme na svakoga, pa i na najmanje individualne poduzetnike.
Kada su ugovorne strane podijeljene na dva dijela, onda se trebate baviti samo prvom grupom. Dešava se da je računovodstvo prinuđeno da sama radi papirologiju za posebno važne dobavljače i transportuje papire, dok zaposleni u partnerskoj kompaniji samo stavljaju pečat i potpisuju se. Pa šta da radimo? Mi zavisimo od njih. Ali, kako pokazuje praksa, takve odabrane ugovorne strane ne čine više od 10 posto ukupnog broja.
Preostalih 90 posto automatski pada na drugu listu. Osjećate li kako će se vaš posao sada smanjiti?
Ko treba da sastavi listu poželjnih ugovornih strana? Ni pod kojim okolnostima ovaj zadatak ne bi trebalo povjeriti šefovima susjednih odjela, na primjer, komercijalnom direktoru ili šefu odjela za nabavku. Uostalom, tada će gotovo svi s kojima rade upasti u to.
Odobrenje liste je isključivi prerogativ generalni direktor. Menadžer je zainteresovan da lista bude što kraća. Uostalom, što je duže, to više vremena, a time i novca, glavni računovođa ima pravo tražiti takvu VIP uslugu.
Kako organizovati rad sa izvođačima koji zavise od nas
Sa izvođačima koji zavise od nas, sve je jednostavno. Glavna stvar je razviti regulatorne dokumente za sve prilike i omogućiti im pristup - pročitajte i pratite. Za početak ćemo uvesti radno vrijeme za računovodstvo i posebno za glavnog računovođu. Ispod je raspored toka dokumenata. Moramo da odredimo rokove za prijem dokumenata koji nam odgovaraju. I obavezno navedite redoslijed prijema i prijenosa.
Tada ima smisla razviti uputstva za pripremu dokumenata: akt, otpremnica, faktura. Bolje je uz njega priložiti uzorke kompletiranja i obavijestiti sve druge ugovorne strane da dokumenti koji su pogrešno popunjeni neće biti prihvaćeni.
I posljednja tačka su međusobna poravnanja. Enter nova narudžba, prema kojem se ne uplaćuje naredni akontacija ako prethodni nije zatvoren sa ispravno izvršenim dokumentima. Sva odstupanja od pravila moguća su samo uz dopis nadzorne jedinice, koji potvrđuje direktor.
Da biste ove informacije prenijeli drugim stranama, možete napraviti informativni štand ispred ulaza u računovodstvenu službu ili poseban odjeljak na web stranici kompanije. Bilo bi dobro pripremiti standardni ugovor i u njemu navesti sve uslove u vezi sa rasporedom toka dokumenata i procedurom za međusobna poravnanja.
Koje interno izvještavanje je potrebno za efikasan rad sa drugim ugovornim stranama?
Da biste brzo identifikovali odstupanja od utvrđenih pravila za rad sa ugovornim stranama, potrebno je da podesite interno izveštavanje. Preporučljivo je napraviti nekoliko jednostavnih izvještaja, od kojih će svaki riješiti jedan problem. Glavni će biti izvještaj o usklađenosti sa planovima toka dokumenata, kontrola nivoa potraživanja i izvještaj o napretku usaglašavanja međusobnih obračuna.
U izvještaju o usklađenosti sa rasporedom toka dokumenata, odgovorni računovođa može vidjeti papire koji su pristigli sa zakašnjenjem ili još nisu stigli. Da bi slika bila jasnija, vrijedi procijeniti ne samo količinu dokumenata, već i broj samih radova. Na primjer, dokumenti u iznosu od 500.000 rubalja nisu primljeni. A ovo može biti samo jedan račun, ili možda 500. Kontrola nivoa potraživanja pokazuje nezatvorene avanse. Izvještaj mora biti konfigurisan po ugovornim stranama, ugovorima i dokumentima.
Da bi brojke dobijene iz izvještaja bile vizualnije, potrebno je obezbijediti mogućnost sortiranja podataka po vremenskom okviru i po odjeljenjima. A za to je potrebno da se za svaki ugovor dodijeli odgovorna jedinica. Tada će, bez obzira na to ko unese detalje novog dokumenta u program, računovođa razumjeti tko je za njega zadužen.
Izvještaj o napretku usaglašavanja međusobnih poravnanja je konačan, pa o njemu vrijedi govoriti posebno.
Kako pomiriti naselja uz minimalan napor
Usklađivanje međusobnih obračuna sa drugim ugovornim stranama mora se vršiti jednom godišnje kao dio inventara računa za poravnanje. Ali to možete učiniti jednom u kvartalu. A kod kompanija sa kojima se obavlja veliki obim transakcija - mjesečno.
Izvještaj o napretku pomirenja pomaže da proces bude jasniji. Da bi počeo da pomaže u svom poslu, potrebno je popuniti računovodstveni program određenim podacima. Prije svega, ovo se odnosi na karticu druge strane. U njega uključujemo sljedeća polja: učestalost usaglašavanja (na primjer, „jednom kvartalno“) i vrijeme usaglašavanja (recimo „od 1. do 5.“). Također je vrijedno u izvještaj dodati kolonu „Odgovorno odjeljenje“. Ovo je zgodno za računovodstvo: ako postoje neslaganja u izvještaju o usaglašavanju s bilo kojom drugom stranom, tada je odmah jasno kome se obratiti sa zahtjevom da se to riješi. Istovremeno, možete vidjeti koji odjeli imaju najviše problema sa svojim suradnicima, a ko ima najviše nepotvrđenog duga.
Preporučujem da se dio izvještaja sa podacima o iznosima sastoji od tri kolone: „Stanje poravnanja (prema našim podacima)“, „Stanje poravnanja (prema podacima druge ugovorne strane)“ i „Razlika stanja“.
Red “Ukupno” u izvještaju će vam omogućiti da ocijenite stanje procesa pomirenja u cjelini. Da biste to učinili, dovoljno je uporediti vrijednosti bilansa prema našoj kompaniji i stanja prema našim partnerima. Primjer izvještaja o napretku pomirenja prikazan je na donjoj slici.
Kako poboljšati odnose sa partnerima ako menadžeri ne pomognu
Prvo uspostavite kontakte sa računovodstvenim odjelom druge strane. Ni u kom slučaju ne smijete komunicirati sa menadžerima druge kompanije! Ne samo da će ova dodatna karika u lancu samo povećati efekat oštećenog telefona, već će trebati i mnogo više vremena da objasnimo šta nam je potrebno.
Drugo, pokušajte da se stavite u kožu računovođe druge strane i shvatite šta ga sprečava da dokumente podnese na vrijeme i ispravno izvrši. Možda je moguće pronaći načine za rješavanje problema bez sukoba.
I treće, razgovarajte s predstavnicima drugih kompanija na prijateljski i konstruktivan način, izbjegavajući nejasne fraze poput „tako je po zakonu“ ili „očigledno je da tako treba“. Bolje je dati vezu do određenog paragrafa regulatornog dokumenta. Ovakvim stilom komunikacije međusobno se razumijevanje može postići mnogo brže.
Optimiziramo rad sa izvođačima, ili Kako natjerati tehnologiju da donese
Vladislav Nikitin, Jurij Tkačenko, Konstantin Berezin
Menadžment kompanije
br. 1 (20) 2003
Ovaj članak govori o tome šta se može učiniti u radu sa drugim stranama kako bi se postigla maksimalna efikasnost interakcije. Metoda kombinuje tehnike upravljačkog računovodstva i napredak u informacionoj tehnologiji.
Kako je to bilo organizovano u Fordu
Prvo spominjanje ove metode koju smo pronašli bio je opis reorganizacije službe plaćanja dostave Ford Motors Company početkom 1980-ih. Ford je u ovoj službi zaposlio 500 ljudi. Istovremeno, 5 ljudi je obavljalo sličan posao u Mazdi. Uzimajući u obzir činjenicu da je Fordova proizvodnja bila 20 puta veća, ispostavilo se da je služba plaćanja zaliha trebala biti oko 100 ljudi! Istovremeno, čak i sa prevelikim brojem zaposlenih, napravljeno je mnogo grešaka u pripremi dokumentacije.
Prvo je menadžment Forda postigao sljedeće dogovore sa dobavljačima:
- Plaćanje je izvršeno nakon prijema robe. Nije plaćena određena narudžba, već je Fordov dug prema dobavljačima jednostavno otplaćivan periodično.
- Dokument kao što je faktura je likvidiran.
Automatizovani računovodstveni sistem je reorganizovan. Umjesto 14 informacijskih elemenata korištena su 3: oznake dobavljača i proizvoda, kvantitativne karakteristike.
Radnici koji naručuju robu bili su povezani sa kompjuterskom bazom podataka ponuda dobavljača kako bi napravili optimalan izbor i evidentirali podnošenje narudžbenice.
Kao rezultat toga, osoblje službe za naplatu dostave smanjeno je za 4 puta, a kvalitet rada poboljšan.
Analiza metode
Da bi ova tehnologija počela generirati novac, potrebno je raditi u tri oblasti:
- Zaključite preliminarni ugovor sa drugim ugovornim stranama.
- Reorganizirati računovodstvo zaliha.
- Reorganizirajte tok dokumenata.
Preliminarni dogovor sa drugim ugovornim stranama (dobavljači ili kupci). Sa ugovornim stranama se postižu dogovori: plaćanje roba i usluga ne za određenu seriju (narudžbu), već za periodičnu otplatu duga; minimalne formalnosti prilikom plaćanja, slanja i prijema narudžbi. U takvim uslovima poslovanja povećavaju se rizici neplaćanja za dobavljača roba i usluga, pa samo velike, pouzdane kompanije mogu koristiti ovu šemu. Dobavljači su dužni da daju tačne i pravovremene informacije o ponuđenoj robi i uslugama (po mogućnosti u elektronskom obliku i da se menjaju u realnom vremenu).
Reorganizacija računovodstva zaliha. Nomenklatura i broj informacionih elemenata koji opisuju preostale stavke su smanjeni (pojednostavljeni). Primjer takvih uspješnih događaja dat je u udžbeniku upravljačkog računovodstva1. Velika kompanija proizvela je oko 4 hiljade vrsta baterija. Smanjivanjem proizvodnje na 400 stilova, izgubio je samo 10% prodaje, ali se profit udvostručio zbog nižih troškova zaliha i smanjenja osoblja. Naravno, istovremeno su se greške u računovodstvu robe višestruko smanjile!
Reorganizacija toka dokumenata. Uvođenje metode povezano je s kvalitativnom promjenom toka dokumenata. Glavni pravci promjena: smanjenje vrsta dokumenata, pojednostavljenje oblika dokumenata, zamjena dokumenata papirnim i elektronskim kopijama čisto elektronskim dokumentima (ovo se odnosi i na interne i eksterne dokumente).
Reći ćemo vam o sličnom toku rada sa kupcima koji je organizovan i automatizovan u fabrici za štampanje fotografija. Fabrika prima narudžbe od javnosti preko posrednika – prijemnih punktova, koji su nezavisne organizacije. Količina - 10-15 hiljada narudžbi dnevno sa nekoliko stotina sabirnih mjesta. Da bi se nosio sa ovim protokom sa minimalnim brojem ljudi, implementirana je sljedeća šema toka dokumenata:
- Primici sa svakog prijemnog mesta dokumentovani su fakturom, pri čemu je svaki red dodeljen za posebnu narudžbu od osobe - klijenta prijemnog mesta. Dakle, iako se broj elektronskih dokumenata - porudžbina ljudi - mjerio hiljadama dnevno, broj papirnih dokumenata - faktura - bio je svega nekoliko stotina.
- Plaćanje fabričkih usluga klijenti vrše periodično, jednom nedeljno ili dve, u zavisnosti od dogovora. Povremeno (najmanje jednom mjesečno) vrše se i usaglašavanja međusobnih obračuna.
- Napravljeni sistem servisiraju samo 4 operatera koji unose podatke o nalozima pomoću bar kod skenera i 2 računovođe koji prate stanje međusobnih obračuna.
- Računarski sistem identifikuje klijente čija potraživanja rastu brže od prometa, a računovođama svakodnevno dostavlja listu „prekršitelja“ i automatski generiše pisma upozorenja. A njeni klijenti nisu „ispravljeni“, kompjuterski sistem generiše zabranu njihove usluge u fabrici.
Kreirani sistem računovodstva i elektronskog toka dokumenata implementiran je na platformi 1C SQL Server. Uspješno obrađuje do 400 hiljada elektronskih dokumenata mjesečno (više jednostavno još nije potrebno). Za organizovanje naprednih računovodstvenih metoda uopšte nije potrebno krenuti sa kupovinom izuzetno skupih stranih računarskih sistema.
Sljedeći primjer će pokazati da je skup, dobro promoviran, odlično funkcionalan kompjuterski sistem apsolutno nedovoljan uslov za uspješnu implementaciju ove metode.
"kašika katrana"
A evo i primjera neuspješne implementacije opisane metode, preuzetog iz materijala Infobusiness magazina br. 148 za 2001. godinu: „Kompanija Hormel Foods, koja proizvodi konzerviranu i drugu pripremljenu hranu godišnje za 3,5 milijardi dolara, počela je testiranje marta prošle godine iProcurement sistem, Oracle-ovo Internet rešenje, tako da je 12 hiljada zaposlenih moglo da kupuje robu, usluge i materijale potrebne u proizvodnji direktno sa svojih radnih mesta – od proverenih i proverenih dobavljača.”
Obratite pažnju na kraj fraze. Oslonite se na elektronski potpis, ali nemojte sami pogriješiti! Unatoč činjenici da je zakonska regulativa upravljanja elektronskim dokumentima na Zapadu u posljednje vrijeme napravila velike iskorake, Hormel Foods očito nije računao na to i nije imao namjeru pozivati sve da učestvuju u novim poslovnim procesima. Uostalom, rizik od neplaćanja i pogrešnih isporuka će se neminovno povećati, a broj zaposlenih koji rade sa drugim ugovornim stranama će se nekoliko puta smanjiti, a neće imati ko prihvatiti potraživanja i ići na sud!
Povećani rizik se može nadoknaditi samo pouzdanošću ugovornih strana i nuđenjem dijela ušteđenog novca u vidu povoljnijih cijena nego do sada. Moramo podijeliti! Tada će odabranim stranama biti od koristi da budu iskrene.
I pojavit će se ekonomske poluge za njihovo upravljanje. Ako prekršite utvrđena pravila, bit ćete odsječeni od specijalnih službi i ponovo ćete postati „kao svi ostali“. Konsultantska agencija GartnerGroup ovu metodu poslovanja nazvala je kolaborativnom trgovinom (collaborative commerce ili co-commerce).
Kakva je situacija sa elektronskim potpisima u Rusiji?
Problem elektronskog potpisa sastoji se iz dva dela: tehničkog i pravnog. Tehnički, problem je uspješno riješen. To potvrđuje i činjenica da skoro sve banke pružaju uslugu „klijent-banka” na osnovu elektronskog potpisa. Pravno, status elektronskih potpisa na „nebankarskim“ dokumentima u Rusiji nije dovoljno jasno regulisan.
Odnosno, „za naše“, za kompanije koje učestvuju u takvoj zajedničkoj elektronskoj trgovini, elektronski potpis će imati pravnu snagu. Ali ako neko od učesnika odbije svoje obaveze, novac je nemoguće dobiti putem suda. Jedina zaštita od ovakvog razvoja događaja je što su godine od e-trgovine veće nego inače za sve njene učesnike, a izbacivanje iz takve zajednice dovodi do velikih finansijskih gubitaka i neugodnosti.
Primjer je rad MGTS-a. Svaki pretplatnik moskovske telefonske mreže može odbiti da plati svoje telefonske račune. Šta će se dalje dogoditi? MGTS ide na sud? Početkom 90-ih, jedan od autora radio je kao interni revizor telefonske mreže moskovske regije, obišao je desetine telefonskih centrala i ne sjeća se nijednog sličnog slučaja, čak i da su neplatiše pravna lica. Jer izlazak na sud dugo traje, što znači da nije ekonomski isplativo. Iz tog razloga, telefoni neplatiša su jednostavno isključeni. Bilo je gore od suđenja! Dakle, ogroman broj pretplatnika plaća pažljivo bez ikakvih potpisa.
„Loša”, loša dugovanja su neizbežan atribut aktivnosti preduzeća koja posluju po principu „plaćanja po završetku posla”. Kao što potragu za naftom neminovno prati i bušenje određenog procenta “praznih” bušotina koje ne daju ništa. Ali to ne čini proizvodnju nafte neisplativom. Rizično, da, ali rizik se može izračunati i kontrolisati.
U opisanom primeru sa fabrikom za štampanje fotografija, rizik od neplaćanja je kontrolisan na sledeći način: postoje samo dve takve fabrike u Moskvi. To znači da će neplatiša biti primoran ili da napusti posao, ili da sam štampa fotografije (što je neisplativo), ili da trči kod konkurenata. I oni mogu biti upozoreni, a bjeguncu će ponuditi usluge uz avansno plaćanje, budući da je krao i stoga je krajnje nepouzdan. Dakle, veliki ozbiljni klijenti to nisu radili, a mali nisu mogli napraviti veliku štetu.
Uz pravilnu organizaciju rada sa klijentima i kolegama konkurentima, gubici od „loših“ dugova su više nego nadoknađeni koristima od nižih troškova.
U zapadnim zemljama zakonodavstvo je mnogo dalje napredovalo u pitanju regulisanja elektronskog potpisa. Međutim, iz primjera s kompanijom Hormel Foods jasno je da se ni oni ne oslanjaju previše na elektronski potpis, već se više oslanjaju na pouzdanost i provjeru partnera.
Odnosno, "legalnost" ele? prestoni potpis nije neophodan i dovoljan uslov za organizovanje uspešne kolaborativne e-trgovine. Ključ rješenja leži u pravilnom upravljanju drugim ugovornim stranama.
Ali da se vratimo na naš primjer: „Ubrzo je postalo jasno da iProcurement verzija 4 ne može da se nosi sa obračunom narudžbi u stilu koji je Hormel oduvek radio. Implementacija sistema je takođe bila komplikovana činjenicom da su dobavljači davali netačne podatke o proizvodima u svojim elektronski katalozi Hormel je doveo stručnjaka za ovo pitanje, Requisite Technology, da provjeri kataloge. Prvi korak u provjeri kataloga proizvoda dobavljača US Office Products otkrio je da su opisi proizvoda nepotpuni i da su mjerne jedinice korištene na čudne načine. Na primjer, u jednom slučaju zaposleni je umjesto naručenih desetina dobio 12 desetina proizvoda.
Otkrivši da se Oracleov softver ne može lako prilagoditi za rješavanje hitnih problema, kompanija nikada nije otpustila 500 zaposlenih, što je trebala biti jedna od posljedica automatizacije. Projekat je ostao u "pilot" fazi, a prijetnja otpuštanja je nestala barem do kraja 2001. godine."
Primjer jasno pokazuje koje opasnosti čekaju kompanije tokom takve reorganizacije:
- Računarski program može početi da proizvodi pogrešne podatke o stanju skladišta i međusobnim obračunima, te ga je u principu nemoguće u potpunosti kontrolisati papirnim kopijama dokumenata ovom metodom. Otuda i povećani zahtjevi za pouzdanost softvera, njegovo najtemeljnije testiranje u fazi implementacije i stalno praćenje njegovog rada u fazi rada.
- Pouzdanost ugovornih strana je promenljiva vrednost. A ako u fazi testiranja sistema može biti „na nivou“, onda tokom rada može doći do kašnjenja u isporuci ili plaćanju. Roba i materijal će odjednom početi da se isporučuju neodgovarajuće i neodgovarajućeg kvaliteta. Biće veoma teško dokazati da ste u pravu, jer papirnih dokumenata jednostavno nema. Stoga osoblje kompanije koja uvodi sličan način poslovanja mora mnogo pažljivije pratiti poštovanje ugovora od strane izvođača nego zaposleni u redovnom preduzeću.
Osim toga, ova metoda je vrlo osjetljiva na promjene u menadžmentu preduzeća. Ako se to dogodi prebrzo, onda će se za novopridošlice mnoga pravila koja su uspostavili prethodni lideri činiti besmislenim ritualima. U ovom slučaju, novi šefovi će neminovno početi kršiti ustaljenu tehnologiju rada i širiti asortiman skladišnih zaliha, ali će profit od toga pojesti troškovi računovodstva i skladištenja. Oni će udvostručiti broj ugovornih strana, regrutirajući svakog za redom, čime će se povećati profit za nekoliko posto, ali će se naglo smanjiti upravljivost i pouzdanost sistema. Greške u radu će početi naglo da se povećavaju, zaposleni će početi da se "šivaju", nesposobni da se nose sa situacijom. Potraživanja kupaca i dobavljača će se umnožiti zajedno sa njihovim potraživanjima. A ako je još uvijek moguće pratiti pojavu dugova nesavjesnih stranaka pomoću elektroničke baze podataka, onda će to dokazati bez papirnih dokumenata biti vrlo problematično.
Preduzeće koje je implementiralo ovaj način poslovanja postaje poput “nestabilnog” lovca pete generacije, koji ima manji aerodinamički otpor u odnosu na stabilan, što mu omogućava uštedu goriva. Ovakvi avioni su veoma pokretni i mogu da izvode fantastične akrobatske manevre koji su nedostupni drugim letelicama. Ali ako mu pokvari elektronski sistem upravljanja, neće kliziti, kao što bi radili avioni prethodnih generacija, već će se srušiti na zemlju kao kamen...
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Razmatranje organizacione strukture, opisi poslova i način rada prodavnice "Expert". Proučavanje marketinških aktivnosti kompanije: segmentacija kupaca, traženje dobavljača robe, postupak utvrđivanja cijena, procjena konkurentnosti.
izvještaj o praksi, dodan 02.05.2010
Rad pokreće temu efikasnosti ekonomskih odnosa, koja se izražava u kupovini robe od proizvođača po nižim cijenama smanjenjem broja posrednika uključenih u trgovinski promet. Istraživanje i traženje dobavljača robe.
kurs, dodan 18.01.2009
Karakteristike rejtinga i metoda koeficijenta troškova za procjenu učinka dobavljača. Analiza efektivnosti ekonomskih odnosa OJSC "Magnit". Razvoj mera za unapređenje organizacije praćenja performansi dobavljača u preduzeću.
kurs, dodan 13.02.2012
Obrasci ponašanja kupaca. Faktori koji utiču na ponašanje poslovnih kupaca. Analiza ponašanja poslovnih kupaca preduzeća OJSC "Mogotex". Analiza kupaca tkanina i odevnih predmeta. Pravci za unapređenje rada sa poslovnim kupcima.
kurs, dodato 08.04.2015
Proces odabira dobavljača. Prednosti i nedostaci glavnih tipova odnosa sa dobavljačima. Pretraga, obrada i analiza informacija o tržištima nabavke i dobavljačima. Analiza potencijalnih dobavljača na osnovu kriterijuma. Osnovna pravila za rad sa dobavljačima.
sažetak, dodan 28.05.2014
Suština, svrha i značaj nabavke. Organizacija nabavke i izbor dobavljača. Analiza nabavne aktivnosti trgovačkog preduzeća IP Merkulova. Evaluacija komercijalnog rada na veleprodajnim nabavkama robe u preduzeću, upravljanje zalihama.
kurs, dodan 22.10.2014
Razotkrivanje ekonomske suštine logistike kao sistema upravljanja kanalima distribucije. Studija logističkog istraživačkog sistema nabavke i poslovne logistike. Kriterijumi za analizu tržišta proizvoda i traženje dobavljača. Funkcije skladišne logistike.
sažetak, dodan 29.12.2014
Elementi marketing miksa za trgovinu obućom. Osnovni princip rada sa dobavljačima. Revizija postojećeg stanja. Boston Consulting Group Matrix. Obračun maraka na proizvode. Segmentacija tržišta i odabir ciljnog segmenta. Studija tržišta prodaje.
kurs, dodan 26.11.2014
- Algoritam: kako pravilno raditi sa potraživanjima
- Kako razumjeti da druga strana ima finansijske probleme
- Zašto može biti potreban arbitražni sporazum
- Koje indikatore finansijskog izvještavanja treba prvo provjeriti?
Programer je unaprijed platio usluge podizvođača. Ali je poremetio isporuku predmeta. Podizvođaču je ostao dug od 7 miliona rubalja. Kasnije se ispostavilo: direktor nemarne firme svake tri godine otvara građevinsku firmu, a zatim je zatvara dugovima, preregistruje je na lutke i adresu sa povlačenjem sredstava. Investitor je zaprijetio dužniku sudskim postupkom. Kao rezultat toga, strane su se dogovorile da će dug otplaćivati mjesečnim plaćanjem tokom cijele godine. Reći ću vam koristeći jednostavan algoritam.
Hitno provjerite svoje partnere!
Da li znate da se tokom revizije poreski organi mogu držati bilo koje sumnjive činjenice o drugoj strani? Stoga je vrlo važno provjeriti one sa kojima radite. Danas možete dobiti besplatne informacije o prošlim inspekcijama vašeg partnera, i što je najvažnije, listu utvrđenih prekršaja!
Faza 1. Provjerite drugu stranu
Prije sklapanja ugovora prikupite podatke o potencijalnom partneru. Koristite usluge verifikacije i službene izvore. Provjerite četiri indikatora.
Detalji registracije kompanije. Datum registracije, adresa, naziv, OKVED, dostupnost licenci. Obavezno unesite adresu kompanije. U mojoj praksi se jednom pokazalo da se „Crkva adventista sedmog dana“ nalazi na adresi koju je navela kompanija.
Podaci o direktoru i osnivačima. Za koje firme rade ili su radili ranije, kako su firme likvidirane, da li su protiv njih podnosile tužbe. Dozvolite mi da vam dam primjer. Dobavljač je ponudio maloprodajnom lancu nabavku ribolovne opreme prije sezone po vrlo niskoj cijeni. Površnom provjerom utvrđeno je da se svi OKVED kodovi kompanije odnose na proizvodnju i prodaju namještaja. Zatim su proučavali istoriju vođe. Otkriveno je da je već likvidirao firmu sa sličnim imenom i da je procesuiran zbog nezakonitog poslovanja. Trgovački lanac nije sklopio ugovor. U suprotnom, direktor mreže bi mogao biti procesuiran zbog sticanja i prodaje imovine stečene kriminalnim putem.
Finansijsko stanje preduzeća prema. Obim prihoda, obaveze i potraživanja, neto dobit. Ako već radite sa ovom drugom stranom na odloženom plaćanju, pratite finansijske izvještaje kompanije tromjesečno.
Stanje banke u kojoj druga strana ima tekući račun. Analizirajte šta rejting agencije, međunarodne i domaće, daju banci, a također procijenite njene finansijske pokazatelje (neto dobit, imovina, itd.). To će pomoći da se izbjegne zamrzavanje sredstava ako banci bude oduzeta dozvola.
Korak 2. Pažljivo pripremite ugovor
Utvrdili ste da druga ugovorna strana nije letjelica. Ali stvarne kompanije takođe mogu imati finansijske poteškoće ili prekršiti uslove ugovora.
Dakle, poznajem građevinsku organizaciju koja, uprkos dobrom finansijskom stanju, plaća zalihe robe manje od milion rubalja. isključivo sudskim putem. Savjetujem vam da u ugovor unesete klauzule o plaćanju vaše kupovine samo po isporuci, uključujući dijelove pošiljke, ili uz odgodu, a o prodaji vaše robe samo uz plaćanje unaprijed.
Prije nego počnete raditi sa drugim ugovornim stranama, analizirajte ugovor na bilo kakve trikove koji će omogućiti drugoj strani da nekažnjeno krši uslove. Primjer trika: klauzula o odbijanju povrata oštećene lomljive robe. Često ugovori ne predviđaju odgovornost kupca, postupak, rokove i uslove za prijem i isporuku robe, niti uslove za podnošenje reklamacije. Zbog toga je podnosiocu predstavke teško da dokaže svoj slučaj na sudu.
- Kako upravljati potraživanjima kako se ne bi svađali sa partnerima
Faza 3. Odredite određenog zaposlenog da nadgleda izvršenje ugovora
U malim kompanijama to rade menadžeri prodaje, u velikim kompanijama - specijalni zaposleni, menadžeri klijenata. Nakon isporuke, molimo vas da nas podsjetite da platimo tri dana prije roka. Od sada zovite svaki dan dok se račun ne plati. Ako kupujete, nazovite tri dana prije datuma isporuke i provjerite da li su se rokovi promijenili ili da li postoje prepreke za isporuku.
Korak 4. Podnesite svoj zahtjev odmah nakon kašnjenja
Klijent nije poslao robu na vrijeme ili nije platio robu? Pošaljite mu zahtjev već sljedeći dan.
Odredite striktne rokove za plaćanje, isporuku, odnosno za vraćanje robe ili avansno plaćanje. Postavite dodatne zahtjeve ako je ugovor u početku bio loše sastavljen. Imati elektronsku prepisku sa drugom stranom ovjerenu kod notara. Ovo je veoma važan korak koji će vam pomoći da dobijete svoj sudski spor. Štampana e-poruka sama po sebi nije dokaz na sudu. Za to postoji posebna procedura: notari proučavaju prepisku, upisuju njen sadržaj u protokol i ovjeravaju ispis. Ovako pripremljene dokaze sud smatra prihvatljivim.
Faza 5. Ne odgađajte sa pravnim postupkom.
Ako ste temeljno provjerili drugu stranu, malo je vjerovatno da ćete doći do četvrte i pete faze. Zato što rade sa nepouzdanim partnerima bez rizika: isporuke unapred, kupovine sa odgodom ili uz plaćanje po isporuci. A kod pouzdanih partnera, problem potraživanja se gotovo uvijek rješava u trećoj fazi. Ali ljudski faktor se ne može isključiti. Zatim pripremite tužbu bez odlaganja.
- Sklapanje ugovora sa drugim ugovornim stranama: 3 uslova koji vam omogućavaju da smanjite iznos potraživanja
Stručno mišljenje
Ilja Popov, nezavisni finansijski ekspert, Moskva
Nekoliko savjeta o tome kako raditi sa partnerima u uslovima ekonomske nestabilnosti.
Savjet 1. Provedite analizu banaka koje opslužuju vaše klijente.
Savjet 2. Potpišite ugovor sa klijentom o direktnom zaduženju sredstava sa njegovog tekućeg računa.
Savet 3. U ugovor unesite frazu: „Svi sporovi po ovom ugovoru se upućuju na rešavanje po izboru tužioca ili državnom sudu (primer: Arbitražnom sudu u Moskvi).“ Klauzula o arbitražnom sporazumu nalazi se u odeljku „Postupak za rešavanje sporova“, u novom ugovoru, u dodatnom sporazumu uz ugovor u slučaju kašnjenja ili je sastavljena u formi posebnog sporazuma. Arbitražni sud odlučuje o predmetu u roku od 14 dana od dana podnošenja prijave. Osim toga, ne morate sami dolaziti na sud, već komunicirate preko njegovog ličnog naloga putem video linka. Ovo čini praktičnijim rad sa regionalnim klijentima.
Savjet 4. Robu šaljite sa odloženim plaćanjem samo uz davanje bankarske garancije. Ukoliko klijent ne plati dug, dokument predočavate banci i dobijate svoj novac za isporučenu robu.
Ispostavlja se da je redovna komunikacija sa partnerima kompanije jedna od glavnih funkcija računovođa, koja oduzima dovoljno radnog vremena. Stoga je vrlo važna jasna organizacija toka dokumenata sa vanjskim izvođačima.
Koje vrste ugovornih strana postoje?
Sve ugovorne strane se mogu podijeliti u dvije grupe: ugovorne strane od kojih zavisimo i ugovorne strane koje zavise od nas.
Sa onima koji zavise od nas razgovor je kratak – ako želite da radite sa nama, ispunite naše uslove za izvršenje i rokove prenosa primarnih dokumenata. A ako ih neko ne ispuni, možemo ga promijeniti za adekvatnijeg.
Od koga zavisimo? Prvo, od (poreska uprava, PIO, služba za migracije, itd.). Drugo, od monopolskih dobavljača (Gasprom, Ruske željeznice...). Treće, od velikih kupaca naših proizvoda. Nema smisla diktirati uslove takvim ugovornim stranama. Naprotiv, moramo se prilagoditi njihovim zahtjevima i rokovima.
Zašto je toliko važno identifikovati željene druge ugovorne strane?
Počnimo sa suradnicima od kojih ovisimo. Jasna lista takvih VIP partnera značajno će smanjiti potrošnju dragocjenog računovodstvenog vremena. U pravilu se sa svima petljamo neselektivno i gubimo vrijeme na svakoga, pa i na one najmanje
Kada su ugovorne strane podijeljene na dva dijela, onda se trebate baviti samo prvom grupom. Dešava se da je računovodstvo prinuđeno da sama radi papirologiju za posebno važne dobavljače i transportuje papire, dok zaposleni u partnerskoj kompaniji samo stavljaju pečat i potpisuju se. Pa šta da radimo? Mi zavisimo od njih. Ali, kako pokazuje praksa, takve odabrane ugovorne strane ne čine više od 10 posto ukupnog broja.
Preostalih 90 posto automatski pada na drugu listu. Osjećate li kako će se vaš posao sada smanjiti?
Ko treba da sastavi listu poželjnih ugovornih strana? Ni pod kojim okolnostima ovaj zadatak ne bi trebalo preneti na susedna odeljenja, na primer, na menadžera komercijalnog ili snabdevačkog odeljenja. Uostalom, tada će gotovo svi s kojima rade upasti u to.
Odobrenje liste je isključivi prerogativ generalnog direktora. Menadžer je zainteresovan da lista bude što kraća. Uostalom, što je duže, više vremena, a samim tim i novca, imate pravo da tražite takvu VIP uslugu.
Kako organizovati rad sa izvođačima koji zavise od nas
Sa izvođačima koji zavise od nas, sve je jednostavno. Prva stvar koju treba da uradite kada organizujete protok dokumenata je da razvijete regulatorne dokumente za sve prilike i omogućite im pristup. Za početak ćemo uvesti radno vrijeme za računovodstvo i posebno za glavnog računovođu. Ispod je raspored toka dokumenata. Potreban nam je vremenski okvir za prijem dokumenata koji nam odgovara. I obavezno navedite redoslijed prijema i prijenosa.
Tada ima smisla razviti uputstva za pripremu dokumenata: akt, otpremnica, faktura. Bolje je uz njega priložiti uzorke kompletiranja i obavijestiti sve druge ugovorne strane da dokumenti koji su pogrešno popunjeni neće biti prihvaćeni.
I posljednja tačka su međusobna poravnanja. Uvodimo novu proceduru po kojoj se naredni avans ne uplaćuje ukoliko prethodni nije pokriven ispravno sačinjenim dokumentima. Sva odstupanja od pravila moguća su samo uz dopis nadzorne jedinice, koji potvrđuje direktor.
Da biste ove informacije prenijeli drugim stranama, možete napraviti informativni štand ispred ulaza u računovodstvenu službu ili poseban odjeljak na web stranici kompanije. Bilo bi dobro pripremiti standardni ugovor i u njemu navesti sve uslove u vezi sa rasporedom toka dokumenata i procedurom za međusobna poravnanja.
Koje interno izvještavanje će biti potrebno za efikasan rad sa drugim ugovornim stranama.
Da biste brzo identifikovali odstupanja od utvrđenih pravila za rad sa ugovornim stranama, potrebno je da podesite interno izveštavanje. Preporučljivo je napraviti nekoliko jednostavnih izvještaja, od kojih će svaki riješiti jedan problem. Glavni će biti izvještaj o usklađenosti sa planovima toka dokumenata, kontrola nivoa potraživanja i izvještaj o napretku usaglašavanja međusobnih obračuna.
U izvještaju o usklađenosti sa rasporedom toka dokumenata, računovođa može vidjeti papire koji su pristigli sa zakašnjenjem ili još nisu stigli. Da bi slika bila jasnija, vrijedi procijeniti ne samo količinu dokumenata, već i broj samih radova. Na primjer, dokumenti u iznosu od 500.000 rubalja nisu primljeni. A ovo može biti samo jedan račun, ili možda 500. Kontrola nivoa potraživanja pokazuje nezatvorene avanse. Izvještaj mora biti konfigurisan po ugovornim stranama, ugovorima i dokumentima.
Da bi brojke dobijene iz izvještaja bile vizualnije, potrebno je obezbijediti mogućnost sortiranja podataka po vremenskom okviru i po odjeljenjima. A za to je potrebno da se za svaki ugovor dodijeli odgovorna jedinica. Tada će, bez obzira na to ko unese detalje novog dokumenta u program, računovođa razumjeti tko je za njega zadužen.
Izvještaj o napretku usaglašavanja međusobnih poravnanja je konačan, pa o njemu vrijedi govoriti posebno.
Kako pomiriti naselja uz minimalan napor
Usklađivanje međusobnih obračuna sa drugim ugovornim stranama mora se vršiti jednom godišnje kao dio inventara računovodstvenih računa, ali to možete učiniti jednom kvartalno. A kod kompanija sa kojima se obavlja veliki obim transakcija - mjesečno.
Izvještaj o napretku pomirenja pomaže da proces bude jasniji. Da bi počeo da pomaže u svom poslu, potrebno je popuniti računovodstveni program određenim podacima. Prije svega, ovo se odnosi na karticu druge strane. U njega uključujemo sljedeća polja: učestalost usaglašavanja (na primjer, „jednom kvartalno“) i vrijeme usaglašavanja (recimo „od 1. do 5.“). Također je vrijedno u izvještaj dodati kolonu „Odgovorno odjeljenje“. Ovo je zgodno za računovodstvo: ako postoje neslaganja u izvještaju o usaglašavanju s bilo kojom drugom stranom, tada je odmah jasno kome se obratiti sa zahtjevom da se to riješi. Istovremeno, možete vidjeti koji odjeli imaju najviše problema sa svojim suradnicima, a ko ima najviše nepotvrđenog duga.
Preporučujem da se dio izvještaja sa podacima o iznosima sastoji od tri kolone: „Stanje poravnanja (prema našim podacima)“, „Stanje poravnanja (prema podacima druge ugovorne strane)“ i „Razlika stanja“. Red “Ukupno” u izvještaju će vam omogućiti da ocijenite stanje procesa pomirenja u cjelini. Da biste to učinili, dovoljno je uporediti vrijednosti bilansa prema našoj kompaniji i stanja prema našim partnerima.
Kako poboljšati odnose sa partnerima ako menadžeri ne pomognu
Da biste organizovali tok dokumenata sa drugim ugovornim stranama, potrebno je, pre svega, da uspostavite kontakte sa računovodstvenom službom, a ni u kom slučaju ne smete da komunicirate sa menadžerima druge kompanije! Ne samo da će ova dodatna karika u lancu samo povećati efekat oštećenog telefona, već će trebati i mnogo više vremena da objasnimo šta nam je potrebno.
Drugo, pokušajte da se stavite u kožu računovođe druge strane i shvatite šta ga sprečava da dokumente podnese na vrijeme i ispravno izvrši. Možda je moguće pronaći načine za rješavanje problema bez sukoba.
I treće, razgovarajte s drugim kompanijama na prijateljski i konstruktivan način, izbjegavajući nejasne fraze poput „tako je to po zakonu“ ili „očigledno je da tako treba da radite“. Bolje je dati vezu do određenog paragrafa regulatornog dokumenta. Ovakvim stilom komunikacije međusobno se razumijevanje može postići mnogo brže.
P. Menshikov,
stručnjak za reinženjering računovodstvenih usluga
